Fullelektroniske systemer

Norkart Komtek forvaltning– Instruks for fullelektroniske arkiv 

Eiendomsskatt, vannmåling og kommunale avgifter. 

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.  

Definisjon på ansvarsroller for fagsystem generelt er satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO).  

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem  

I Inderøy kommune er det Kommunalsjef for Plan, landbruk og kommunalteknikk som er systemeier. Det er Norkart AS som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.  

Ingen integrasjon til arkivsystem. Manuell overføring til Elements. 

2a) Brukerrettighet 

Rådgiver i gebyr og eiendomsskatt er systemansvarlig og har hovedansvaret for å gi brukerrettigheter i systemet. I tillegg to ansatte til på avdeling ved ev. Fravær. 

Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.  

2b) Roller

2c) Signering og digital signatur 

Ingen signaturløsning i systemet.

2d) Kvalitetssikring 

Systemansvarlig og ansatte med tilganger er ansvarlig for manuell overføring av arkivverdig dokumentasjon  til Elements. 

2e) Registrering, journalføring og arkivering 

Ikke relevant. 

Bilder og skatteseddler registreres opp mot hver eiendom i systemet. 

2f) Rutiner som definerer ansvar for: 

Fordeling av dokumenter  

Ikke relevant for dette systemet.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger  

Ikke relevant for dette systemet.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter  

Ikke relevant for dette systemet.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette 

Inderøy kommune praktiserer meroffentlighet. Om Offentlighetsvurdering av inngående brev er det saksbehandler som er hovedansvarlig. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode og korrekt hjemmel. Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres.  

 
2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift 

Ingen registrering mulig når systemet er ute av drift.  

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter 

4a) Lagringsmedier og arkivformat 

Bilder i jpg og png. Skatteseddlene i PDF. 

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir 

Alle dokumenter  skapes elektronisk, arkivering på papir forekommer ikke. 

4c) Konvertering og papirkassasjon 

Ikke aktuelt. Omfattes av merbevaring. 

Tidspunkt for konvertering etter overføring til Elements.

Arkivpersonale journalfører hver dag dokumenter som kommer inn i integrasjonen til elements.  Ved journalføring blir dokumentene umiddelbart automatisk konvertert til PDF format.

 Ingen produksjon på papir. Ref. Pkt. 3-6.

4d) Periodisering og vedlikehold 

Systemet er aktivt. Det planlegges periodisering hvert 8.år, og uttrekk i hht gjeldende regelverk (Elements Cloud).  

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet  

Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Prinsippet om need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.  

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning 

Dette kravet gjelder ikke for dette fagsystemet da det ikke blir foretatt innskanning av papirdokumenter til systemet. 

Norkart Gisline - Instruks for fullelektroniske arkiv

Matrikkelføring av bygg, eiendommer, adresser, registrering av konsesjonsforhold, ajourføring av kart. Visning, utskrift av, oppdatering og lagring av digitale geodata/kart, herunder arealplaner og temakart, samt FKB-data. 

Moduler i GISLINE: 

Oppmåling - overføres manuelt til elements.  Ekspederer svar digitalt.

Matrikkelføring - overføres manuelt til elements. Ekspederer svar digitalt.

Arealplan 

Kart 

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.  

Definisjon på ansvarsroller for fagsystem generelt er satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO).  

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem  

I Inderøy kommune er det kommunalsjef Plan, landbruk og kommunalteknikk som er systemeier. Det er Norkart AS som er ansvarlig for drift og vedlikehold av system 

2a) Brukerrettigheter 

Rådgiver gebyr og eiendomsskatt er systemansvarlig og har hovedansvaret for å gi brukerrettigheter i systemet.  

Vedlikehold av brukerrettigheter: 

Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.  

2b) Roller 

2c) Signering og digital signatu 

Ingen signering i systemet. Men eks. varsel om oppmålingsforettning, der skjer signeringsoppdrag via Elements. 

2d) Kvalitetssikring 

Systemet er aktivt. Det planlegges periodisering og uttrekk ihht gjeldende regelverk ved avslutning av system. 

2e) Registrering, journalføring og arkivering 

Saksbehandler har ansvaret for arkivering og at arkivverdige dokumenter sendes videre til Elements Cloud. 

2f) Rutiner som definerer ansvar for: 

Fordeling av dokumenter  

Ikke relevant for systemet.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger  

Ikke relevant for systemet.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter  

Ikke relevant for systemet. Avskriving og ferdigstillelse skjer i Elements Cloud.  

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette 

Inderøy kommune praktiserer meroffentlighet. Om Offentlighetsvurdering av inngående brev er det saksbehandler som er hovedansvarlig. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode og korrekt hjemmel. Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. 

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift 

Ingen registrering mulig når systemet er ute av drift.  

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter 

4a) Lagringsmedier og arkivformat 

Word - konverteres til PDF filer i elements ved journalføring.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir 

Alle dokumenter arkiveres elektronisk, arkivering på papir forekommer ikke. Ref. pkt. 3.6.

4c) Konvertering og papirkassasjon 

Etter manuell overføring til Elements blir alle dokumentene som ikke er arkivformat konvertert til arkivformat.

Ingen produksjon på papir.

4d) Periodisering og vedlikehold 

Systemet er aktivt. Det planlegges periodisering hvert 8.år, og uttrekk i hht gjeldende regelverk. 

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet  

Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Prinsippet om need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.  

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning 

Dette kravet gjelder ikke for dette fagsystemet da det ikke blir foretatt innskanning av papirdokumenter til systemet. 

Norkart Kom Tek FDV - Instruks for fullelektroniske systemer

Fagsystem for veg, vann og avløpsnett. Drift og vedlikehold.

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem  

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.  

Definisjon på ansvarsroller for fagsystem generelt er satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO).  

I Inderøy kommune er det Enhetsleder veg, vann og avløp som er systemeier. Det er Norkart AS som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.  

Det jobbes med integrasjon til arkivsystem. Inntil videre overføres dokumentasjon til Elements Cloud manuelt. 

2a) Brukerrettigheter 

Fagarbeider Uteseksjonen er systemansvarlig og har hovedansvaret for å gi brukerrettigheter i systemet.  

Vedlikehold av brukerrettigheter: 

Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.  

Tildeling av brukerrettigheter er systemansvarlig sitt ansvar. 

2b) Roller 

2c) Signering og digital signatur 

Ingen signaturløsning i systemet.

2d) Kvalitetssikring 

Ref. pkt. 2a).

2e) Registrering, journalføring og arkivering 

Systemansvarlig/saksbehandler har ansvaret for at eventuelle arkivverdige dokumenter manuelt overføres videre til Elements Cloud. 

2f) Rutiner som definerer ansvar for: 

Fordeling av dokumenter  

Ikke relevant for systemet.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger  

Ikke relevant for systemet.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter  

Ikke relevant for systemet.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette 

Inderøy kommune praktiserer meroffentlighet. Om Offentlighetsvurdering av inngående brev er det saksbehandler som er hovedansvarlig. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode og korrekt hjemmel. Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. 

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift 

Ingen registrering mulig når systemet er ute av drift.  

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter 

4a) Lagringsmedier og arkivformat 

Det jobbes med integrasjon til arkivsystem. Inntil videre overføres dokumentasjon til Elements Cloud manuelt. 

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir 

Det jobbes med integrasjon til arkivsystem. Inntil videre overføres dokumentasjon til Elements Cloud manuelt. Ingen arkivering på papir.

4c) Konvertering og papirkassasjon 

Etter manuell overføring til Elements blir alle dokumentene som ikke er arkivformat konvertert til arkivformat.

Ingen produksjon på papir.

4d) Periodisering og vedlikehold 

Systemet er aktivt. Det planlegges periodisering og uttrekk ihht gjeldende regelverk ved avslutning av system. 

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet  

Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Prinsippet om need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.  

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning 

Dette kravet gjelder ikke for dette fagsystemet da det ikke blir foretatt innskanning av papirdokumenter til systemet. 

LAFT – Instruks for fullelektroniske arkiv 

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.  

Definisjon på ansvarsroller for fagsystem generelt er satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO).  

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem  

I Inderøy kommune er det Kommunalsjef Plan, landbruk og kommunalteknikk som er systemeier. Det er LAFT AS som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.  

2a) Brukerrettigheter 

Enhetsleder Eiendom er systemansvarlig og har hovedansvaret for å gi brukerrettigheter i systemet.  

Vedlikehold av brukerrettigheter: 

Alle saksbehandlere skal meldes ut og inn av LAFT , om det blir endringer i arbeidsted/flere enheter justeres tilgangene fortløpende. 

Vedlikehold av brukerrettigheter skjer ved:

Ved endring i stilling som fører til endrede rettigheter i systemet. 

Når ansatte slutter. 

Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.  

Tildeling av brukerrettigheter er enhetsleder sitt ansvar. 

2b) Roller 

2c) Signering og digital signatur 

BankId signering på leieavtaler for husleie og dokumentmaler.

2d) Kvalitetssikring 

LAFT har ingen direkte integrasjon til Elements Cloud, men legges manuelt inn i arkivsystemet.  Dette gjelder Leiekontrakter.

FDV-koordinator utfører kvalitetssikring i systemet. Etter overføring til Elements Cloud journalføres dokumentene av arkivpersonell.

2e) Registrering, journalføring og arkivering 

Systemansvarlig og ansatte med tilgang har ansvaret for at dette overføres videre til Elements Cloud. 

2f) Rutiner som definerer ansvar for: 

Fordeling av dokumenter  

Hver bruker fordeler selv, ut i fra ansvar for hvilke bygg.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger  

Ettergår filformat og navngivning i systemet.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter  

Ikke relevant i systemet. Avskrivning skjer i Elemets Cloud.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette 

Inderøy kommune praktiserer meroffentlighet. Om Offentlighetsvurdering av inngående brev er det saksbehandler som er hovedansvarlig. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode og korrekt hjemmel. Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. 
2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift 

Ingen registrering mulig når systemet er ute av drift.  

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter 

4a) Lagringsmedier og arkivformat 

PDF -format i systemet.

Inderøy kommune bruker saks- og arkivsystem Elements Cloud som har NOARK 5 standard. I følge loven skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i henhold til norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til godkjent e arkivformater i henhold til riksarkivarens forskrift § 5-18.   

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Skanner inn enkelte dokumenter, serviceavtaler etc. Drag and drop funksjon på e-post, laste inn.

4c) Konvertering og papirkassasjon 

Ikke aktuelt. Merbevaring. 

4d) Periodisering og vedlikehold 

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet  

Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Prinsippet om need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.  

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning 

Dette kravet gjelder ikke for dette fagsystemet da det ikke blir foretatt innskanning av papirdokumenter til systemet. 

Dalux Box Pro Prosjekthotell – Instruks for fullelektroniske arkiv

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.

 Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO).  

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er Kommunalsjef  Plan, landbruk og kommunalteknikk det som er systemeier. Det er Dalux Norway AS som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.  

Dalux Box Pro skal ha integrasjon til arkivsystem. Inntil videre manuell overføring til Elements Cloud.

2a) Brukerrettigheter 

Prosjektleder Kommunalteknikk er systemansvarlig og har hovedansvaret for å gi brukerrettigheter i systemet.  

Vedlikehold av brukerrettigheter:  

Firmaadministrator/ prosjekteringsleder legger til og avslutter tilganger manuelt. 

Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.  

Tildeling av brukerrettigheter er prosjektleder sitt ansvar. 

2b) Roller 

Dalux Box Pro er modulbasert. En bruker må gis tilgang til en eller flere moduler, avhengig av behov.

Firmaadministrator/ prosjekteringsleder legger til og avslutter tilganger manuelt. 

2c) Signering og digital signatur 

Ikke aktuelt. Adobe pro brukes til signering. 

2d) Kvalitetssikring 

Prosjektleder er ansvarlig for at arkivverdig dokumentasjon manuelt overføres til Elements Cloud.

Inderøy kommune har egne rutiner for prosjektregistrering. 

2e) Registrering, journalføring og arkivering 

Ingen journalføring i systemet. Det jobbes med integrasjon til arkivsystem. Inntil videre overføres dokumenter manuelt til Elements Cloud. 

2f) Rutiner som definerer ansvar for: 

Fordeling av dokumenter  

Ikke aktuelt for systemet.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger  

Ikke aktuelt for systemet.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter  

Ikke aktuelt for systemet.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette 

 Inderøy kommune praktiserer meroffentlighet. Om Offentlighetsvurdering av inngående brev er det saksbehandler som er hovedansvarlig. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode og korrekt hjemmel. Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. 

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift 

Ingen registrering mulig når systemet er ute av drift.  

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter 

4a) Lagringsmedier og arkivformat 

Det jobbes med integrasjon til arkivsystem. Inntil videre overføres dokumentasjon til Elements Cloud manuelt. 

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir 

Alle dokumenter arkiveres elektronisk, arkivering på papir forekommer ikke. 

4c) Konvertering og papirkassasjon 

Ved overføring til Elements Cloud konverteres dokumentene til PDF-format ved journalføring. 

4d) Periodisering og vedlikehold 

Systemet er aktivt. Det planlegges periodisering og uttrekk ihht gjeldende regelverk ved avslutning av system.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet  

Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Prinsippet om need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.  

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning 

Dette kravet gjelder ikke for dette fagsystemet da det ikke blir foretatt innskanning av papirdokumenter til systemet. 

Agresso – Instruks for fullelektroniske arkiv

Det er et krav at bruk av arkivsystemer, deretter også fagsystem som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er det Økonomisjef /daglig leder på Inn - Trøndelag regnskap og Lønn som er systemeier. Det er Tieto Evry som er leverandør og som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.

Systemansvarlig for Agresso er teamleder lønn, teamleder regnskap og nestleder.

2a) Brukerrettigheter

Vedlikehold av brukerrettigheter:

Teamleder og nestleder på Inn-Trøndelag regnskap og lønn har ansvar for at brukerrettigheter ajourholdes kontinuerlig.

Ved:

-              Nytilsetting - registreres endringene automatisk i systemet.

-              Ved endring i stilling som fører til endrede rettigheter i systemet: Gjøres registreringen manuelt.

-              Når ansatte slutter meldes dette av nærmeste leder via lønnsmelding/stoppmelding av brukerrettigheter.

Melding om endringer skal inneholde:

-              Den tilsatte sitt fulle navn og funksjon. Endringen skjer manuelt i UBW Agresso.

-              Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter.

-              Spesifisering av tilganger og rettigheter den tilsatte skal ha, eller ev. stopp av tilganger.

Meldingen skal være skriftlig, slik at leder er ansvarlig for brukerrettighetene til sine ansatte, og for tidspunkt for tildeling/stopp av brukerrettigheter.

Ajourhold av brukerrettigheter i Agresso er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.

Tildeling av brukerrettigheter er leder sitt ansvar.

2b) Roller

Rettighet følger rollene som blir tildelt brukerne.

Systemet har i overkant 80 roller i ERP-systemet. Ingen har alle rollene tildelt. Rollene er organisert med administratortilgang, spørretilgang og registreringstilgang for ulike fagområder. F.eks for inngående faktura og leverandør reskonto, utgående faktura og kundereskonto, lønnsområdet, rapporter mm.

2c) Signering og digital signatur

Ingen signaturløsning i systemet.

2d) Kvalitetssikring

Regnskap: Skanning av fakturaer arkiveres i dokumentarkiv. Det som ikke er arkivert i dokumentarkiv i UBW, arkiveres som et manuelt regnskapsbilag. Oppbevares i hh til arkivlov.

Lønn: Lønnsmeldinger blir skannet og satt i perm. Settes i nærarkivet og oppbevares i 5 - år. Makuleres deretter.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Ikke relevant for systemet.

2f) Rutiner som definerer ansvar for fordeling av dokumenter, retting av registrerte journal- og arkivopplysninger, avskriving og ferdigstillelse av dokumenter, vurdering av spørsmål om offentlighet, registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette.

Ikke relevant for dette systemet.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Systemet er ikke tilgjengelig for bruk ved driftsstans.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Se punkt 3.2.a

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Systemet er ikke i sky, men på lokale servere hos leverandør og hos DIKO.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Bilagsdokumenter og lønnsdokumenter blir satt i permer, men ligger også elektronisk i systemet.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Ref. Regnskapsloven.

4d) Periodisering og vedlikehold

Planen har vært/er årlig rullering av arkivmaterialet som skapes på papir.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Viser til § 3-2, punkt A – tildeling av brukerrettigheter.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Se punkt 3.4. Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter.

Conexus Engage – Instruks for fullelektroniske arkiv

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er det kommunalsjef i Oppvekst og forebygging som er systemeier. Det er Conexus AS som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.

Conexus Engage har integrasjon til Documaster arkiv. Overføringen skjer når eleven går ut 10.trinn, skifter skole eller slutter.

2a) Brukerrettigheter

Kommunalsjef oppvekst og forebygging er systemansvarlig og har hovedansvaret for å gi brukerrettigheter i systemet.

Vedlikehold av brukerrettigheter:

Alle saksbehandlere skal meldes ut og inn av leder/rektor, om det blir endringer i arbeidsted/flere enheter justeres tilgangene fortløpende.

Vedlikehold av brukerrettigheter skjer ved:

-              Nytilsetting

-              Ved endring i stilling som fører til endrede rettigheter i systemet.

-              Når ansatte slutter.

Melding om endringer skal inneholde:

-              Den tilsatte sitt fulle navn, stillingstittel, telefonnummer og e-postadresse.

-              Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter.

-              Spesifisering av tilganger og rettigheter den tilsatte skal ha, eller ev. stopp av tilganger.

Meldingen skal være skriftlig, slik at leder er ansvarlig for brukerrettighetene til sine ansatte, og for tidspunkt for tildeling/stopp av brukerrettigheter.

Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.

Tildeling av brukerrettigheter er leder sitt ansvar.

2b) Roller

Conexus Engage er modulbasert. En bruker må gis tilgang til en eller flere moduler, avhengig av behov.

2c) Signering og digital signatur

Ingen signaturløsning i systemet.

2d) Kvalitetssikring

Rektor har ansvar for at resultatene blir registrert og importert. Dette bør skje på slutten av hvert skoleår. (Helst innen 1.juni.) 

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Lærere har ansvaret for arkivering. Systemansvarlig har ansvaret for at dette sendes videre til Documaster arkiv.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

Ikke relevant.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Alle har mulighet til retting i systemet, men ikke for Nasjonale prøver, de kommer som ferdige dokument. Etter integrasjonen er overført til Documaster er retting ikke mulig.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

Ikke relevant.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette
Alle registreringer er u. off. da dette handler om sensitive personopplysninger.

Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. Ansvaret ligger hos Kommunalsjef for Oppvekst og forebygging.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Ingen registrering mulig når systemet er ute av drift.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Ligger i serveren til leverandør (muligens 1.år) overføres årlig til Documaster arkiv.

4a) Lagringsmedier og arkivformat

ASP-tjeneste: Kan eksporteres til Documaster i PDF format.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Alle dokumenter arkiveres elektronisk, arkivering på papir forekommer ikke.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Ikke aktuelt. Merbevaring.

4d) Periodisering og vedlikehold

Ingen egen periodisering. Periodisering vil være aktuell i egen plan for det som er overført til  Documaster arkiv kjerne.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Prinsippet om need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Dette kravet gjelder ikke for dette fagsystemet da det ikke blir foretatt innskanning av papirdokumenter til systemet.

Documaster Arkiv  – Instruks for fullelektroniske arkiv

Gjelder:

Documaster Sikker sone, Conexus Engange

Documaster Inderøy, Skooler og eiendomsarkiv

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er det arkivleder som er systemeier. Det er leverandør Documaster som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.

2a) Brukerrettigheter

Kvalitetsrådgiver oppvekst i Steinkjer kommune (felles system) har systemansvar for Documaster knyttet til Skooler og Conexus.

Arkivleder har tilganger for å kvalitetssikre i arkiv sikker sone, og byggesaksarkiv i Inderøy.

Alle tilganger tildeles, endres og slettes manuelt.

Vedlikehold av brukerrettigheter skjer ved:

-              Nytilsetting

-              Ved endring i stilling som fører til endrede rettigheter i systemet.

-              Når ansatte slutter.

Melding om endringer skal inneholde:

-              Den tilsatte sitt fulle navn, stillingstittel, telefonnummer og e-postadresse.

-              Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter.

-              Spesifisering av tilganger og rettigheter den tilsatte skal ha, eller ev. stopp av tilganger.

Meldingen skal være skriftlig, slik at leder er ansvarlig for brukerrettighetene til sine ansatte, og for tidspunkt for tildeling/stopp av brukerrettigheter.

Ajourhold av brukerrettigheter i Agresso er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.

Tildeling av brukerrettigheter er leder sitt ansvar.

2b) Roller

Systemansvarlig tildeler roller i systemet.

2c) Signering og digital signatur

Systemet har ingen signaturløsning.

2d) Kvalitetssikring

Arkivleder har ansvaret for å kvalitetskontrollere at integrasjonen fungerer som testet og oppsatt.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Ingen sending eller mottak av dokumenter i systemet.

Arkivserier som produseres og overføres til systemet: Byggesak og eiendomsarkiv, elev og barnehagearkiv.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Definer hvem som har ansvar for:

Fordeling av dokumenter:
Ingen saksbehandling og fordeling av dokumenter.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger 
Systemansvarlig og ansatte med tilgang til Documaster har ansvar for retting på sine områder/baser.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter :
Ved oppsett av integrasjon konfigureres dokumentene til riktig arkivstatus.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette
Alle registreringer er u. off. da dette handler om sensitive personopplysninger.

Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. Ansvaret ligger hos Kommunalsjef for Oppvekst og forebygging.
Ved oppsett av integrasjon kartlegges hvilke dokumenter som skal registreres med u.off. og ikke.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Systemet vil ikke være tilgjengelig ved driftsstans.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Documaster er en skyløsning som leveres av Documaster AS.

I Inderøy kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til godkjent e arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-18.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Alle dokumenter i Documaster arkiveres elektronisk.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Dokumenter som registreres og ikke allerede er i et arkivformat blir konvertert ved integrasjon.

4d) Periodisering og vedlikehold

Systemet er aktivt. Det planlegges periodisering hvert 8. år, og uttrekk ihht gjeldende regelverk ved avslutning av system.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Innlogging i systemet krever at personen er gitt tilgang av arkivleder. Prinsippet om need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Eiendomsarkivet som er skannet inn i Documaster ble deponert til IKA i 2023/2024.

Ellers ingen papirdokumenter.

Rutine i Arkivplan for skanning

Elements Cloud – Instruks for fullelektroniske arkiv

Det er et krav at bruk av arkivsystem som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

Dette er kommunens sak- og arkivsystem for generell sak, ebyggesak og møte og utvalgsbehandling

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er det arkivleder som er systemeier. Det er SIKRI som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet. Elements er i Cloud og driftes av DIKO.

2a) Brukerrettigheter

Arkivleder er systemansvarlig og har hovedansvaret for å gi brukerrettigheter i systemet.

Vedlikehold av brukerrettigheter:

Alle saksbehandlere skal meldes ut og inn av leder, til arkivleder. Om det blir endringer i arbeidsted/flere enheter justeres tilgangene fortløpende.

Vedlikehold av brukerrettigheter skjer ved:

-              Nytilsetting

-              Ved endring i stilling som fører til endrede rettigheter i systemet.

-              Når ansatte slutter.

Melding om endringer skal inneholde:

-              Den tilsatte sitt fulle navn, stillingstittel, telefonnummer og e-postadresse.

-              Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter.

-              Spesifisering av tilganger og rettigheter den tilsatte skal ha, eller ev. stopp av tilganger.

Meldingen skal være skriftlig, slik at leder er ansvarlig for brukerrettighetene til sine ansatte, og for tidspunkt for tildeling/stopp av brukerrettigheter.

Ajourhold av brukerrettigheter i Elements er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.

Tildeling av brukerrettigheter er leder sitt ansvar.

Når saksbehandler er opprett i Elements tildeles det riktig enhet og tilgangskoder.

2b) Roller

 2c) Signering og digital signatur

Alle utgående dokumenter som er produsert i saksbehandlingen skal signeres i henhold til det til enhver tidsgjeldende delegasjonsreglementet. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet. Signering skjer i systemet ved endring av status. Dokumenter som krever signering av eksterne skal fortrinnsvis signeres ved bruk av signeringsoppdrag som er Posten sin signeringsløsning. Eller via manuell signering og innskanning.

2d) Kvalitetssikring

Ansatte på arkivet har ansvaret for kvalitetssikring og journalføring av alle registreringer i Elements.

Arkivleder har ansvar for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for alle i kommunen. Se egne rutiner registreringsregler og rutiner.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Se egne rutiner for postmottak

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter 
Ved registrering av inngående dokumenter fordeler arkivtjenesten direkte til saksbehandlere.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Saksbehandler kan rette journalopplysninger når dokumenter er i status R for utgående. For journalposter i status J kan kun arkivansvarlige rette.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter 
Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter de er ansvarlige for enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til orientering. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved avslutning av saker.

Registrering av unntak og vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet
Inderøy kommune praktiserer meroffentlighet. Om Offentlighetsvurdering av inngående brev er det saksbehandler som er hovedansvarlig. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode og korrekt hjemmel. Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres.

Ved utgående brev og politiske saksfremlegg må saksbehandler selv ta en offentlighetsvurdering av dokumentet. 

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Systemet vil ikke være tilgjengelig ved driftsstatus.

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen. Se egen mal for postjournal - manuell journalføring.

Se rutine

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Elements Cloud er en skyløsning som leveres av Sikri.

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Inderøy kommune bruker saks- og arkivsystem Elements Cloud som har NOARK 5 standard. I følge loven skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i henhold til norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til godkjent e arkivformater i henhold til riksarkivarens forskrift § 5-18.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Alle dokumenter arkiveres elektronisk, men om spesielle krav tilsier det skal signerte avtaler arkiveres på papir. Dette kan gjelde avtaler med eksterne og utenlandske aktører. Dette vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Politiske møteprotokoller signeres på papir.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Når journalposten blir journalført blir alle dokumentene som ikke er arkivformat konvertert til arkivformat.

Historikk før kommunesammenslåing i 2012:

Gamle Mosvik kommune: Her er det skannede dokumenter fra 2007 og gamle Inderøy kommune i 2008.

Frem til 01.07.2025 så er alle skannede dokumenter lagret i papir, som sikkerhet før uttrekk tas.

Etter denne dato skal papirdokumenter som skannes makuleres etter 12. Mnd. Arkivpersonell har ansvaret for å destruere dokumentene.

4d) Periodisering og vedlikehold

Ved avslutning skal det foretas et standard uttrekk i henhold til enhver tids gjeldende regler.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Prinsippet om need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Ref. Pkt. 4 c).

Rutine i arkivplan for skanning

IST Admin – Instruks for fullelektroniske arkiv

Oppvekst administrativt system. En installasjon for Grunnskole, og en for SFO og Barnehage.

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.

 Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er det Kommunalsjef i Oppvekst og forebygging som er systemeier. Det er IST som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.

IST Admin har integrasjon mot Elements Cloud for bestemte dokumenttyper. IST består av flere moduler som daglig dialog, foresatt, FREG basis og home.

IST er ett felles system som brukes i Inderøy, Steinkjer og Snåsa kommune- samkommuner.

2a) Brukerrettigheter

Øyvind Nilsen Oksvold i Steinkjer kommune, systemansvarlig for OAS - er systemansvarlig for IST Admin og har hovedansvaret for brukerrettigheter i fagsystemet.

Vedlikehold av brukerrettigheter:

Alle saksbehandlere skal meldes ut og inn av leder. Om det blir endringer i arbeidsted/flere enheter justeres tilgangene fortløpende.

Vedlikehold av brukerrettigheter skjer ved:

-              Nytilsetting

-              Ved endring i stilling som fører til endrede rettigheter i systemet.

-              Når ansatte slutter.

Melding om endringer skal inneholde:

-              Den tilsatte sitt fulle navn, stillingstittel, telefonnummer og e-postadresse.

-              Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter.

-              Spesifisering av tilganger og rettigheter den tilsatte skal ha, eller ev. stopp av tilganger.

Meldingen skal være skriftlig, slik at leder er ansvarlig for brukerrettighetene til sine ansatte, og for tidspunkt for tildeling/stopp av brukerrettigheter.

Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.

2b) Roller

2c) Signering og digital signatur

Foreldre kan signere med bank-id for skjema opprettet av skolene.

2d) Kvalitetssikring

Kvalitetssikring skal skje i IST. Ansvarlig er leder og systemansvarlig. Skolefaglig kunnskap er viktig for kvalitetssikring.

Arkivering og journalføring er integrert mot Elements, og mye journalføres automatisk. Her må vi avklare hvem som tar kvalitetssikring på journalføringen.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

IST er integrert med Elements. Her bør det tas stikkprøver for å se at de faktiske dokumentene er overført. Ansvar ligger hos systemansvarlig i IST.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Definer hvem som har ansvar for:

Fordeling av dokumenter 
Ingen fordeling i IST. Alt går automatisk inn i elevmappene.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger 
Karakter-og fraværsdokumenter kan rettes.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

Dokumentene ferdigstilles i IST, kommer som journalført i elements.

Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette.
Alle registreringer er u. off. da dette handler om sensitive personopplysninger.

Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. Ansvaret ligger hos Kommunalsjef Oppvekst og forebygging.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Ingen registrering mulig når systemet er ute av drift.  

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Produksjonsformat er PDF.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Alle dokumenter arkiveres elektronisk, arkivering på papir forekommer ikke.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Merbevaring.

4d) Periodisering og vedlikehold

Ingen egen periodisering. Periodisering vil være aktuell i plan for det som er overført til Elements Cloud.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Prinsippet om need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.  

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Dette kravet gjelder ikke for dette fagsystemet da det ikke blir foretatt innskanning av papirdokumenter til systemet.

VISMA Omsorg PROFIL – Instruks for fullelektroniske arkiv

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

Systemeier i Inderøy kommune er Kommunalsjef for helse og omsorg.

Systemansvarlig er en ansatt ved helse og omsorg/administrasjon.

Leverandør er VISMA og det er DIKO som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.

2a) Brukerrettigheter

Systemansvarlige oppretter bruker og gir tilgang. Tjenesteledere kan gjenopprette passord til eksisterende brukere som ikke er avsluttet eller blokkert. Tilgangsstyring basert på rolle, enhet og tjeneste.

Leder/HR sender inn endringer i lønnsmelding til Lønn.

2b) Roller

 Hva man får lov til å gjøre i Profil er basert på rolle(kompetanse). Systemansvarlige har alle tilganger. Journalansvarlige har tilgang til å rette å slette. Øvrige ansatte har tilgang til ulike funksjoner basert på kompetanse/tjenestegruppe.

2c) Signering og digital signatur

Alle utgående dokumenter som produsert i saksbehandlingen skal signeres. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet.
Signering skjer i systemet ved bruk av funksjonen signering som låser dokumentet.

2d) Kvalitetssikring

Profil har en rapporteringsfunksjon for elektronisk arkivering. Systemansvarlige sjekker synkroniseringen mot arkiv jevnlig. Brev ut fra Profil sendes via svar ut -tjenesten digitalt.2e) Registrering, journalføring og arkivering

Ansatt ved forvaltning har overordnet ansvar, tar imot og registrerer all post inn som kommer på papir og sørger for at det som skal i postjournal i Profil kommer dit. Det som skal direkte i journal skannes på riktig mappe. Enheten sjekker selv sin digitale postkasse (leder) og videresender til saksbehandler som deretter skanner inn det som skal skannes til Profil.  Dokumenter sendes digitalt og skjer ved signering.

Visma Profil er et klientsystem og har en arkivserie i tillegg til en EPJ.

Arkivleder i Inderøy kommune har tilgang og administratorroller i Visma Samhandling Arkiv (VSA). Vedkommende påser at det blir arkivertjournalført i de ulike systemene.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

Saker fordeles i faste fordelingsmøter. Det kommer opp en restanseliste i Profil. Fagkoordinator sjekker denne etter egen prosedyre. Utover søknader er det ingen fordeling av enkeltdokumenter. De legges i pasientjournalen/ postjournal som en del av dokumentasjonen. Eks. Svar fra Statsforvalter i forskjellige saker.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Saksbehandlere ved forvaltningskontoret har ansvaret for retting og endringer mot arkiv.  Retting og sletting i journalsystemet forøvrig er det kun journalansvarlig i den enkelte journal som har tilgang til å gjøre. Systemansvarlige har alle tilganger.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

Dokumenter i Profil arkiveres automatisk ved ferdigstillelse. Fagkoordinator ferdigstiller alle dokumenter.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

Alle registreringer er u. off. da dette handler om sensitive personopplysninger.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Systemet er ikke tilgjengelig ved nedetid. Rutiner for manuell registrering på papir, og etterregistrering når systemet er oppe og går. Saksbehandling vil stoppe noe opp ved nedetid da dette ikke kan utføres manuelt.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

I Inderøy kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i hht norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i hht riksarkivarens forskrift § 5-24.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Elektronisk arkivering i Profil fra 02.02.17.

Ingen papirdokumenter i mapper etter at elektronisk arkivering ble innført.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Ref. pkt. 3.6

4d) Periodisering og vedlikehold

Systemet er planlagt faset ut og nytt system planlegges å tas i bruk i 2027. Før avslutning skal det planlegges et standardisert uttrekk i hht enhvertids gjeldende regler.

Systemet er et klientsystem.  Arkivverdige data overføres til VSA og følger den periodiseringen. 
 

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Systemet er installert på sikkersone og innlogging i systemet krever at personen er registrert som bruker og gitt tilgang til sikker sone. Flerfaktor pålogging er aktivisert.
Prinsippet om need-too-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger. Skannede dokumenter oppbevares innelåst til de makuleres fortløpende.
Systemet er ikke i skyløsning.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Dokumentet skannes, og hentes inn i Profil. Man kan se dokumentet før lagring. Automatisk forespørsel om å slette besvares med ja. Papirdokumentet destrueres ihht regler. Det er den enkelte som skanner inn, som har ansvar for å følge prosedyren.

Rutiner i arkivplan for skanning

SKOOLER – Instruks for fullelektroniske arkiv

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er det Kommunalsjef i Oppvekst og forebygging som er systemeier. Det er Acadu som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.

Skooler har integrasjon til Documaster arkiv.

2a) Brukerrettigheter

Bjørn Ove Elvestad, systemansvarlig for LMS for Inn-Trøndelag gir skoleleder rettigheter, mens tilgang til systemet blir gitt av skoleleder som har hovedansvaret for brukerrettigheter i fagsystemet.

Vedlikehold av brukerrettigheter:

Alle saksbehandlere skal meldes ut og inn av leder, om det blir endringer i arbeidsted/flere enheter justeres tilgangene fortløpende.

Vedlikehold av brukerrettigheter skjer ved:

-              Nytilsetting

-              Ved endring i stilling som fører til endrede rettigheter i systemet.

-              Når ansatte slutter.

Melding om endringer skal inneholde:

-              Den tilsatte sitt fulle navn, stillingstittel, telefonnummer og e-postadresse.

-              Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter.

-              Spesifisering av tilganger og rettigheter den tilsatte skal ha, eller ev. stopp av tilganger.

Meldingen skal være skriftlig, slik at leder er ansvarlig for brukerrettighetene til sine ansatte, og for tidspunkt for tildeling/stopp av brukerrettigheter.

Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.

2b) Roller

2c) Signering og digital signatur

Ikke aktuelt.

2d) Kvalitetssikring

Rektor har ansvar for at innhold blir produsert og sendt til arkivering.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Lærere har ansvaret for arkivering. Systemansvarlig har ansvaret for at dette sendes videre til Documaster arkiv.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter 
Ikke relevant.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger 
Retting kan skje frem til det er ferdigstilt og sendt ut. Etter integrasjonen er overført til Documaster er retting ikke mulig.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter 
Ferdigstillelse av dokumenter, ja.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette
Alle registreringer er u. off. da dette handler om sensitive personopplysninger.

Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. Ansvaret ligger hos Kommunalsjef Oppvekst og forebygging.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Ingen registrering mulig når systemet er ute av drift.  

Alt ligger i sky.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Ligger i Skooler sin database i 5.år. Overføres til Documaster arkiv.

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Ligger som Word – dokument.

Skal dette være PDF? Vi har dialog med leverandør for avklaring rundt lagringsformat.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Alle dokumenter arkiveres elektronisk, arkivering på papir forekommer ikke.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Ikke aktuelt. Merbevaring.

4d) Periodisering og vedlikehold

Ingen egen periodisering. Periodisering vil være aktuell i egen plan for det som er overført til  Documaster arkiv kjerne.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Prinsippet om need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.  

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Dette kravet gjelder ikke for dette fagsystemet da det ikke blir foretatt innskanning av papirdokumenter til systemet.

Mercell Tendsign – Instruks for fullelektroniske arkiv

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk. 

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er det rådgiver på Anskaffelser som er systemadministrator. Det er Mercell Tendsign som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.

2a) Brukerrettigheter

Ansatt ved Anskaffelser er systemadministrator og har også hovedansvaret for brukerrettigheter i fagsystemet Mercell Tendsign.

Vedlikehold av brukerrettigheter skjer av systemansvarlig ved:

-              Nyansettelse

-              Endring i stilling

-              Ansatt som slutter

Elements: Fagsystemet har integrasjon til sak-/arkivsystemet Elements. Arkivleder gis beskjed for tildeling og avslutning av roller i elements. Brukere får kun tilgang til det som er nødvendig for å utføre sine oppgaver.

2b) Roller i Mercell Tendsign

Rettighet til å tildele disse rollene er Leder for Anskaffelser og en rådgiver.

2c) Signering og digital signatur i Mercell Tendsign

Kontrakter inngått mellom kommune og leverandør skal signeres elektronisk ved bruk av bank-id. Kontrakt sendes digitalt via ekstern leverandør, Visma Sign.

2d) Kvalitetssikring

Fagsystemet har integrasjon til sak-/arkivsystemet Elements.

Arkivet har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet.

Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte.

Arkivleder har ansvar for at enheten utarbeider rutiner og registreringsregler for alle i kommunen.

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. 

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Formål: Sikre korrekt dokumentasjon, journalføring og arkivering ved anskaffelsessaker.

Prosessen foregår i konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell Tendsign og dokumentene overføres med integrasjon til Elements.

Saksbehandler er ansvarlig for at dokumenter i Mercell Tendsign blir arkivert i Elements.

Hele anskaffelsessaken skal dokumenteres skriftlig, inklusive møter og annen kommunikasjon med tilbydere. I en anskaffelse skal det føres en anskaffelsesprotokoll. Både anskaffelsesprotokollen, tilbudsforespørsel, innkomne tilbudsdokumenter og skriftlig kommunikasjon i anskaffelsesprosessen er saksdokumenter.

Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed føres i journal.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Ansvar for fordeling av dokumenter 
Ikke relevant for Mercell Tendsign.

Ansvar for retting av registrerte journal- og arkivopplysninger 
Arkivtjenesten må åpne dokument for redigering. Saksbehandler redigerer.

Ansvar for avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter 
Gjøres automatisk i integrasjonen som er satt opp.  

Ansvar for vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette
Leder har ansvar for vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet.  

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Dersom systemet er ute av drift har vi ikke tilganger til dokumentene og må avvente til systemet er opp igjen. 

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Mercell Tendsign har integrasjon til elements, som har en skyløsning som leveres av Sikri AS. I Inderøy kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i henhold til norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjent arkivformat i henhold til riksarkivarens forskrift § 5-17.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Alle dokumenter arkiveres elektronisk.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering i forbindelse med integrasjon til Elements.

Arkivpersonale journalfører hver dag dokumenter som kommer inn i integrasjonen til elements.  Ved journalføring blir dokumentene umiddelbart automatisk konvertert til PDF/A format.

Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokument som er skannet og arkivert elektronisk: Ikke aktuelt. Ref. Pkt. 3-6.

4d) Periodisering og vedlikehold

Det varsles og avtales med kommunalt depot om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, Ved avsluttning skal det foretas et standardisert uttrekk i henhold til enhver tids gjeldende regler.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Refererer til pkt. 3-2.a.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Dette kravet gjelder ikke for dette fagsystemet da det ikke blir foretatt innskanning av papirdokumenter til systemet.

VISMA HsPro – Instruks for fullelektroniske arkiv

Fagløsning/journalsystem for Helsestasjonen og skolehelsetjenesten.

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk. 

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er det Kommunalsjef for Helse og omsorg som er systemeier. Det er VISMA som er leverandør og DIKO er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.

2a) Brukerrettigheter

Leder på helsestasjonen er systemansvarlig og har hovedansvaret for brukerrettigheter som gis i fagsystemet.

Brukerrettigheter i HsPro tildeles etter strenge prinsipper om tjenstlig behov og minstetilgang. Leder ved helsestasjonen har rollen som systemansvarlig og har fullmakt til å tildele og endre brukertilganger.

Tildeling skjer ved opprettelse av nye brukere, ved endringer i arbeidsområde eller ved overgang til annen stilling. Systemansvarlig vurderer tilgang basert på faglig funksjon og ansvar i tjenesten.

Brukertilgang gjennomgås flere ganger per år og ved relevante organisatoriske endringer. Avslutning av tilgang skjer ved fratreden umiddelbart.

Vedlikehold av brukerrettigheter:

Systemansvarlig melder eller endrer tilganger/brukerrettigheter.

2b) Roller

Tilganger justeres etter arbeidssted.

 2c) Signering og digital signatur

Alle dokumenter som inngår i journalen, skal signeres digitalt i HsPro. Signering låser dokumentet og sørger for etterprøvbarhet og arkivkvalitet. Leder signerer dokumenter av særlig karakter, som bekymringsmeldinger og meldinger til barnevern. Signering skjer fortløpende, og det er innført ukentlig rutine for å sjekke usignerte dokumenter.

2d) Kvalitetssikring

Alt som produseres i Visma HsPro har integrasjon mot Visma samhandling arkiv (VSA), som er Vismas arkivkjerne.

Fagprogram er satt opp slik at nødvendig kvalitetssikring ivaretas. I HsPro kvalitetssikres det slik:

-              Påminnelser om signering

-              Løpende opplæring og oppfølging av ansatte

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Visma HsPro er et klientsystem og har en arkivserie som inneholder Helsestasjon, skolehelsetjenesten, svangerskapsomsorg, smittevern, ungdomshelse, flyktningehelse, utenlandsvaksinering og generell journal.

Leder ved helsestasjonen er systemansvarlig og har et overordnet delegert ansvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir og digitalt). Dokumenter sendes digitalt og skjer ved signering.

Arkivleder i Inderøy kommune har tilgang og administratorroller i Visma Samhandling Arkiv (VSA). Vedkommende påser at det blir arkivert/journalført i systemet.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

Systemansvarlig har et overordnet delegert ansvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir og digitalt).

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Helsesykepleiere kan rette dokument, selv etter signering, merknad «endret» blir stående i logg og postjournal. Etter overføring til VSA kan ikke dokumenter endres.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter 
Den journalansvarlige har hovedansvar for at dokumenter er signert og ok. Systemansvarlig melder rutinemessig avvik.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter 
Den journalansvarlige har hovedansvaret for at dokumenter er signert og ok. Systemansvarlig melder rutinemessig avvik.

Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette.
Alle registreringer er u. off. da dette handler om sensitive personopplysninger.

Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. Ansvaret ligger hos Kommunalsjef Oppvekst og forebygging.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Systemet er installert på lokal server hos DIKO og vil ikke være tilgjengelig ved driftsstans. Manuelle rutiner iverksettes i nedetid.

3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Lokalt installert på sikker sone. Integrasjon mellom fagprogram og Visma Samhandling arkiv. I Inderøy kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i henhold til norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformat i henhold til riksarkivarens forskrift § 5-25.

Produksjonsformatet er word og arkivformatet blir konvertert til PDF.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

All arkivering skjer elektronisk og overføres til VSA.
Papirdokumenter skannes umiddelbart etter mottak og arkiveres i fag- og arkivsystem Kommunen har ikke papirarkiv, og alle dokumenter oppbevares i digitalt format i EPJ. Deponering skjer etter 10 år.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Alle dokumenter konverteres i fagsystem og overføres i arkivformat fortløpende etter signering av kontakten til VSA.

Kassasjon skjer fortløpende etter skanning og signering i EJP. Merkantil eller den som mottar og signerer skannet dokument har ansvar for kassasjon.

4d) Periodisering og vedlikehold

Overføres til VSA – Visma samhandling arkiv.

Det er 7.år siden dette fagsystemet ble tatt i bruk. Det planlegges å periodisere dette systemet etter 8.år.

Ved en eventuell avslutning skal det foretas et standardisert uttrekk i henhold til enhver tids gjeldende regler.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

HsPro ligger under sikker sone, flerfaktor autorisering som krever at bruker er ansatt i kommunen og har en aktiv konto i  HsPro. Papirdokumenter oppbevares i låste skap frem til skanning. Vi har rutine for fortløpende signering, rutinemessig dobbeltsjekk av egne usignerte kontakter 1 gang pr. uke, samt at leder/systemansvarlig har rutinemessig dobbeltsjekk. (leder x12, systemansvarlig x4) Rutinemessig sjekk x4 pr år på brukertilgang.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Innebygd kvalitetskontroll i EPJ, dvs dokument må forhåndsvises før lagring, og signering. Så slettes dokument i etterkant. Sikrer også at dokumentet har gyldig mottaker / avsender med organisasjonsnummer/ HerId. Merkantilt personale har delegert ansvar til skanning, journalføre og destruere. Tilgang via pålogging på to utvalgte multifunksjonsmaskiner som da skanner direkte inn til fagprogram. 

Rutine i arkivplan for skanning

Visma Voksenopplæring – Instruks for fullelektroniske arkiv

Deltakere i introduksjonsprogram og norskopplæring

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO). 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er det Kommunalsjef for Oppvekst og forebygging som er systemeier. Det er VISMA som er leverandør. DIKO er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.

2a) Brukerrettigheter

Tjenesteleder/programrådgiver er systemansvarlig og har hovedansvaret for brukerrettigheter i fagsystemet.

Vedlikehold av brukerrettigheter: Systemansvarlig har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig.

Systemansvarlig får beskjed ved:

-              tildeling av brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet

-              personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet

-              endring av en persons brukerrettigheter i fagsystemet

-              ved nyansettelse

-              ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet

-              når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

-              Den ansattes fulle navn og stillingstittel

-              Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter

-              Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ eventuelt stopp av tilganger

-              Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

2b) Roller

2c) Signering og digital signatur

Alle utgående dokumenter som blir produsert i saksbehandlingen skal signeres. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet.

Signering skjer i systemet ved bruk av funksjonen signering som låser dokumentet.

2d) Kvalitetssikring

Fagprogram er satt opp slik at nødvendig kvalitetssikring i varetas i henhold til arkiveringslover.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Systemansvarlig har delegert ansvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir, digitalt). Saksbehandler har ansvaret for å sende ut dokumenter.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

Saksbehandlere fordeler internt.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger 
Alle med rettighet i systemet.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

Avskriving og ferdigstillelse utføres av saksbehandler.  

 

Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette.
Alle registreringer er u. off. da dette handler om sensitive personopplysninger.

Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. Ansvaret ligger hos Kommunalsjef i Oppvekst og forebygging.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid, utsettes registreringen til systemet virker igjen.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Lokalt installert på sikker sone. Integrasjon mellom fagprogram og Visma samhandling arkiv.

I Inderøy kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i henhold til norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i henhold til riksarkivarens forskrift § 5-27.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Alle dokumenter i Visma Voksenopplæring arkiveres elektronisk.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Kassasjon skjer fortløpende.

4d) Periodisering og vedlikehold

Systemet er et klientsystem og periodiseres ikke. Arkivverdige data overføres VSA og følger den periodiseringen. Ved avslutning skal det foretas et standardisert uttrekk i henhold til en hver tids gjeldende regler.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Refererer til pkt. 3-2.a.

Systemet er installert på sikkersone og innlogging i systemet krever at personen er registrert som bruker og gitt tilgang til sikker sone. Flerfaktor pålogging er aktivisert.

Prinsippet med need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Ref.punkt 4c).

Visma Flyktning – Instruks for fullelektroniske arkiv

Systemet er en fagløsning for bosetting og integrering av flyktninger i kommunen.

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.

Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO).  

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er det Kommunalsjef for Oppvekst og forebygging som er systemeier. Det er VISMA som er leverandør. DIKO er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet.

2a) Brukerrettigheter

Tjenesteleder/programrådgiver er systemansvarlig og har hovedansvaret for brukerrettigheter i fagsystemet.

Vedlikehold av brukerrettigheter: Systemansvarlig har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig.

Systemansvarlig får beskjed ved:

-              tildeling av brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet

-              personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet

-              endring av en persons brukerrettigheter i fagsystemet

-              ved nyansettelse

-              ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet

-              når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

-              Den ansattes fulle navn og stillingstittel

-              Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter

-              Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ eventuelt stopp av tilganger

-              Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

2b) Roller

2c) Signering og digital signatur

Alle utgående dokumenter som blir produsert i saksbehandlingen skal signeres. Godkjenning skjer via dokumentflyt i systemet.

Signering skjer i systemet ved bruk av funksjonen signering som låser dokumentet.

Ikke alle dokumenter har digital signering. Integreringsplaner (IP) signeres på papir av lærer og programrådgiver og sendes deretter i post.

2d) Kvalitetssikring

Fagprogram er satt opp slik at nødvendig kvalitetssikring i varetas i henhold til arkiveringslover.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Systemansvarlig har delegert ansvar for å sikre at all post som kommer inn blir behandlet (papir og digitalt). Saksbehandler har ansvaret for å sende ut dokumenter.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

Saksbehandlere fordeler internt.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger 
Alle med rettighet i systemet.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter 
Avskriving og ferdigstillelse utføres av saksbehandler.

Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette.
Alle registreringer er u. off. da dette handler om sensitive personopplysninger.

Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. Ansvaret ligger hos Kommunalsjef i Oppvekst og forebygging.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid, utsettes registreringen til systemet virker igjen.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Lokalt installert på sikker sone. Integrasjon mellom fagprogram og Visma samhandling arkiv.

I Inderøy kommune skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i henhold til norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til et godkjente arkivformater i henhold til riksarkivarens forskrift § 5-27.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Alle dokumenter i Visma Flyktning arkiveres elektronisk.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Kassasjon skjer fortløpende etter skanning, og makuleres ved bruk av godkjente makuleringsdunker.

4d) Periodisering og vedlikehold

Systemet er et klientsystem og periodiseres ikke. Arkivverdige data overføres VSA og følger den periodiseringen. Ved avslutning skal det foretas et standardisert uttrekk i henhold til en hver tids gjeldende regler.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Refererer til pkt. 3-2.a.

Systemet er installert på sikkersone og innlogging i systemet krever at personen er registrert som bruker og gitt tilgang til sikker sone. Flerfaktor pålogging er aktivisert.

Prinsippet med need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Ref.punkt 4c).

Webcruiter – Instruks for fullelektroniske arkiv

Det er et krav at bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systematisk dokumentasjon er dokumentert. Riksarkivarens forskrift inneholder krav til arkivsystem for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass, FØR slike systemer blir tatt i bruk.

 Les definisjoner på ansvarsroller for fagsystem generelt, satt av DIKO (Digitale Innherred KO).  

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Inderøy kommune er det Personalsjef som er systemeier. Det er Talentech som er ansvarlig for drift og vedlikehold av systemet. Webcrutier har integrasjon mot Elements Cloud.

2a) Brukerrettigheter

Personalsjef er systemansvarlig og har hovedansvaret for brukerrettigheter i fagsystemet. Integrasjon fra AD/Agresso som automatisk overfører lederrolle inn i Webcrutier. Avsluttning av tilganger må manuelt avsluttes av administrator.

Vedlikehold av brukerrettigheter skjer ved:

-              Nytilsetting

-              Ved endring i stilling som fører til endrede rettigheter i systemet.

-              Når ansatte slutter.

Melding om endringer skal inneholde:

-              Den tilsatte sitt fulle navn, stillingstittel, telefonnummer og e-postadresse.

-              Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter.

-              Spesifisering av tilganger og rettigheter den tilsatte skal ha, eller ev. stopp av tilganger.

Meldingen skal være skriftlig, slik at leder er ansvarlig for brukerrettighetene til sine ansatte, og for tidspunkt for tildeling/stopp av brukerrettigheter.

Ajourhold av brukerrettigheter i Agresso er grunnleggende for tryggheten i systemet, slik at ikke sensitiv informasjon kommer på avveie.

Tildeling av brukerrettigheter er leder sitt ansvar.

2b) Roller

2c) Signering og digital signatur

Ingen digital signatur brukes i Webcrutier.

2d) Kvalitetssikring

Om filene ikke går over i Elements, kommer en beskjed fra hjelpesenteret (Webcrutier). Varsles på e-post.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Integrasjon mellom Webcrutier og Elements sikrer at dokumenter ivaretas i henhold til lov og avtaleverk, ved at det automatisk opprettes saksmappe i Elements ved publisering av ledig stilling og alle arkivverdige dokumenter fra ansettelsen automatisk overføres til saksmappen. Alle felter vil være ferdig definert. 

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter 
Leder, styrer eller rektor med ansettelsesmyndighet står som saksbehandler frem til innstilling i ansettelsessaker. Personalsjef vedtar tilsettingen i ansettelsessaken. 

Det er derfor ingen fordeling av dokumenter. 

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger 
Ikke relevant.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter 
Ingen slik funksjon i systemet. Avskriving og ferdigstillelse skjer i Elements Cloud.

Registrering av unntak og vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet
Inderøy kommune praktiserer meroffentlighet. Om Offentlighetsvurdering av inngående brev er det saksbehandler som er hovedansvarlig. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode og korrekt hjemmel. Ved innsynsbegjæring i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres.

Ved utgående brev og politiske saksfremlegg må saksbehandler selv ta en offentlighetsvurdering av dokumentet.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Systemet vil ikke være tilgjengelig ved driftsstans.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Integrasjonen fra Webcrutier til Elements Cloud. Elements Cloud er en skyløsning som leveres av SIKRI. 

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Inderøy kommune bruker saks- og arkivsystem Elements Cloud som har NOARK 5 standard. Ifølge loven skal alle elektroniske arkiver for langtidslagring være i henhold til norske standarder og alle filer skal til enhver tid konverteres til godkjent e arkivformater i henhold til riksarkivarens forskrift § 5-18. 

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Alle dokumenter arkiveres elektronisk. 

4c) Konvertering og papirkassasjon

Når overføringen fra Webcrutier lander i Elements blir dokumentene konvertert til arkivformat. Ingen produksjon på papir, derfor ingen papirkassasjon. 

4d) Periodisering og vedlikehold

Ikke relevant. 

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Innlogging i systemet krever at personen er ansatt og har en aktiv brukerkonto i kommunen. Prinsippet om need-to-know er fremtredende og ingen får tilgang til mer enn de trenger. 

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Dette kravet gjelder ikke for dette fagsystemet da det ikke blir foretatt innskanning av papirdokumenter direkte til Webcrutier.