En av de sentrale arbeidsoppgavene for Interkommunalt Arkiv Trøndelag iks (IKA) er langtidsbevaring av eldre og avsluttet arkiv for eierkommunene. De tilbyr følgende arkivdepottjenester:
- Langtidsbevaring av eldre og avsluttede papirarkiv
- Langtidsbevaring av avsluttet elektronisk arkiv
For å kunne oppbevare eldre og avsluttet arkiv over lang tid for eierkommunene disponerer IKA et moderne arkivmagasin som har hylleinnredning på 30 000 hyllemeter, med opsjon på 10 000 hm til. Arkivdepotet tilfredsstiller arkivforskriftens krav til spesialrom for arkiv.
I dette magasinet oppbevares katalogiserte eldre og avsluttet arkiv fra Inderøy kommune. Oversikt kan per i dag leses her Katalogiserte eldre og avsluttet arkiv.
Nasjonalarkivets veileder for overføring av papirarkiv
Instruks for deponering av papirbasert arkiv ved IKA Trøndelag IKS
Hva skal deponeres
- Kommunen skal deponere arkiv som har gått ut av administrativ bruk, vanligvis arkiv som er 25-30 år gammelt.
- Arkiv etter organer som er lagt ned eller omorganisert slik at det ikke er noe organ som benytter arkivsakene i sin virksomhet.
- Arkiv som er yngre enn 25 år kan overføres til IKA som bortsettingsarkiv på egne betingelser.
Krav til arkiv som skal deponeres
- Arkivmaterialet skal være dannet etter proveniens
- Arkivmaterialet skal være renset for arkivfiendtlig materiale
- Arkivmaterialet skal være kassasjonsbehandlet
- Hvert arkivstykke skal være merket med arkivskaper, serie, innhold, tidsrom og løpenummer, men etikeres ikke.
- Det skal utarbeides en deponeringsliste som følger materialet. Denne listen skal føres på stykknivå, og inneholde opplysningene i punktet ovenfor.
- Det skal utarbeides navnelister for klientarkiver
- Alle protokoller skal legges i arkivbokser så langt det er mulig og hver enkelt protokoll skal føres i deponeringslisten. Protokollene som ikke ligger i boks må merkes med informasjon fra deponeringslisten slik at de er gjenfinnbare. Merkingen kan gjøres ved å legge en papirlapp i protokollen.
- Gamle saksmapper kan beholdes så lenge de er uskadet. Løse dokumenter må legges i syrefrie omslag. Omslagene blir påført informasjon om innholdet, for eksempel saksnummer, tittel, arkivkode, årstall etc. Ingen dokumenter skal ligge løst i boksen. Plaststrips som holder dokumenter sammen må fjernes og dokumentene fordeles på omslag. For sakarkiv skal det oppgis hvilken arkivnøkkel som er brukt.
- Arkivmaterialet skal pakkes i arkivbokser av type godkjent av Riksarkivaren. Boksene skal fylles opp, men ikke overfylles.
- For arkivdeler som er papirbasert, men har elektronisk journal, skal journalen deponeres både på papir og elektronisk
- Alle klientarkiver skal som før leveres med navnelister. Fra 16.01.2026 kan IKA nå også lagre navnelistene digitalt.
- Navnelister skal fremdeles skrives ut i to eksemplarer og legges i tilhørende boks, samt leveres ved siden av.
- Det skal oppgis antall navn som er oppført i den enkelte navneliste.
Etterarbeid etter fysisk levering av papirarkiv til depot
- Etter fysisk levering av papirarkiv hos IKA Trøndelag, sendes listene også digitalt.
- I saks- og arkivsystemet, i navngitt sak Arkiv - ordning - deponering interkommunalt arkiv (IKA) Trøndelag iks - årstall skal både navnelister og deponeringslister ekspederes digitalt via Elements, sammen med et oversendelsesbrev. I brevet oppgis også hvor mange arkivbokser som er levert og hva som er levert. Etter hvert mottas en kvittering for at materialet er mottatt på DORA og antall hyllemeter og plassering.
- Etterpå må dette oppdateres i arkivplanen (Dokumentasjonsplanen).
Elektronisk arkiv
IKA tilbyr også eierkommunene depot for avsluttet elektronisk arkivmateriale. Deponering av elektronisk arkivmateriale i IKA sine eierkommuner skal være i henhold til bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, og rutinebeskrivelse utledet av IKA fra denne.
Instruks for deponering av elektronisk arkivmateriale leser du om her