Internkontroll

Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at en virksomhet planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav. Arkiv skal implementeres i organets eksisterende arbeid med internkontroll. 

Arkivplanen som verktøy i internkontroll

Arkivplanen er arkivtjenestens viktigste redskap for internkontroll. Arkivplanen inneholder ansvarsbeskrivelser, rutiner og planer for virksomhetens arkivhold. Denne oppdateres ved endringer i virksomheten. Arkivplanen skal også kunne arkiveres, og arkivtjenesten lagrer en kopi i saks- og arkivsystemet årlig (hver januar). 

Kartlegg regelverket 

• Gjeldende lover og forskrifter (lokale og sentrale) finnes i Lovdata.no
• Delegeringsreglementet, i samlet reglement, viser delegering i arkiv. 
• Samlet reglement inneholder også kommunens reglement, og ligger tilgjengelig på nettsiden. 
• Lovverk, forskrifter og regelverk

Beskriv organisering og ansvar

• Politisk og administrativ organisering er beskrevet i organisasjon og ansvar
• Organisering av arkivarbeidet
• Ansvar, mandat og fullmakter

Fastsett mål

• Arkivplanen skal være et verktøy for internkontroll. Formålet er beskrevet i innledningen
• Arkivarbeidet er innarbeidet i kommunens overordnede modell for internkontroll. Målet er å sikre kvalitet i saksbehandling generelt, og i fag-, saks- og arkivsystem.

Gjennomfør risikovurderinger

• Risikovurdering på arkivområdet er gjennomført som en del av ledelsens gjennomgang. ROS-analysene ligger ikke ute offentlig, men er tilgjenglig for ledere. 
• Det er utformet rutiner for beredskapssituasjoner for arkivtjenesten. Beredskapsrutiner og ivaretakelse av back-updata håndteres av felles IKT-samabeid, DiKO. 

Sørg for kompetanse og ressurser

• Opplæring og kompetanse er beskrevet i innledningen

Håndter avvik 

Håndtering og innmelding av avvik er beskrevet i arkivtjenestens rutiner. Arkivtjenesten kontrollerer etter jevnlige intervaller restanser og reserverte dokumenter. Arkivtjenesten kontrollerer også kvaliteten på journalføring. Ved gjentatte avvik skal det meldes avvik i kvalitetssystemet EQS.

Gjennomfør kontroll

• Sikre kontroll og kvalitet i i sak- og arkivsystemet skal skje ved å følge rutinene i rutineoversikten. 
• Arkivtjensten har et særskilt ansvar for å kontrollere kvaliteten i saks- og arkivsystemet, og melder avvik ved gjentatte brudd.