Felles saksbehandlingsrutiner for alle fag og tjenester

Det er nødvendig med gode og utfyllende saks – og dokumenttitler da dette offentlig gjenspeiler saksbehandlers arbeid, og for at dokumentene skal være søkbare og identifiserbare i ettertid.

• Det skal aldri brukes komma eller punktum i saks- og journalpost- dokumenttitler
• Titler skal ikke skrives med store bokstaver
• Ord skal ikke forkortes i titler
• Gårds- og bruksnummer skrives 123/456 og skal skrives først i tittel
• Formålet skal beskrives først i journalpost-/ eller dokumenttittel. Eks. Uttalelse - søknad om tillatelse til.....
• Det er bare personalavdelingen eller arkivtjenesten som kan opprette personalmapper.
• Barnehagemapper og elevmapper opprettes automatisk av IST Home skole/barnehage. Unntaket er ved ev. tiflyttning/flyttemeldinger. Da opprettes en mappe av arkivpersonell.

Rutine for dokumentfangst fra samarbeidsplattformer 

Du skal alltid vurdere om det du produserer av dokumentasjon er arkivverdig, dette gjelder også dokumentasjon produsert eller delt i samhandlingsplattformer. Obs! Sensitive personopplysninger som med e-post og andre elektroniske kanaler skal du ikke dele sensitive personopplysninger inne i Teams, OneNote. 

Teams 

Teams er en samarbeidsplattform der du kan opprette grupper, chatte, ha møter og dele filer i en og samme arbeidsflate. Teams skal benyttes for team- og prosjektarbeid. 

Inne i teams kan du dele filer inne i gruppene og i chatten. Du kan også opprette filer i gruppene. De som har tilgang til filene kan redigere i dem. 

Teams kan benyttes til midlertidig fillagring, men er ikke et system for langtidslagring av dokumenter. En av utfordringene i teams, er at hvis du avslutter et team, vil også filene forsvinne. 

Arkivverdig filer i Teams? Disse skal flyttes til Elements

Ettersom du enkelt kan dele, opprette og redigere i egne og andres filer i Teams er det viktig at du tar en vurdering om disse filene inneholder arkivverdig informasjon. Hvis dette er tillfellet må du laste ned filene og legge de inn i Elements. 

Er dere flere som arbeider i samme dokument, må dere avgjøre på forhånd hvem som har ansvar for å arkivere dokumentet i sak- /arkivsystemet Elements. 

Gruppeinnlegg og chatter kan også inneholde arkivverdig informasjon. Det er fullt mulig å også arkivere denne informasjonen. Det er kanaleier og Teams-eier som er ansvarlig for å arkivere dokumentasjon som er arkivverdig fra innleggene. Mens de som chatter sammen må bli enige seg imellom hvem som skal arkivere. 

OneNote 

OneNote er et noteringsverktøy, der du kan arbeide friere med tekst enn i word. Du kan opprette flere faner og nivåer for notater, og du kan arbeide med alene eller dele notatblokk med flere. 

Arkivverdig notater i OneNote? Husk å flytte dem til Elements.

Hvis du anser et notat i OneNote som du har utarbeidet eller har arbeidet med andre på som arkivverdig må du eksportere det til Windows Utforsker og legge det inn i Elements. 

Er dere flere som arbeider i samme dokument, er det den som skal stå som saksbehandler inne i Elements som har ansvar for å registrere dokumentet i Elements. Dette må de som arbeider på dokumentet bli enige om. 

OneDrive 

Dokumenter du oppretter eller deler via OneDrive må også vurderes om de er arkivverdige og eventuelt overføres til Elements.  

E-post

Arkivverdig materiale og arkivverdig korrespondanse via e-post, skal legges i Elements.

Du kan skanne saksdokumenter fra skrivere i personalsoner og direkte til din e-post. Se rutine i intranett. Ikke skann personsensitive personopplysninger direkte til e-post. Samme regel for personsensitive opplysninger i e-post gjelder her. 

Hovedregel

Saksdokument, journaler og lignende register for organet er åpne for innsyn så lenge ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov, jf. offentlighetsloven § 3.

Mottak via eInnsyn på kommunens innbyggerportal

Publikum kan se hva som saksbehandles i sakssystemet Elements Cloud, via kommunens postliste. Der kan publikum bestille innsyn i graderte opplysninger.

Innsyn kan bestilles via postliste på kommunens innbyggerportal. Ved å klikke på dokumentet det ønskes innsyn i, og knappen «Bestill innsyn», sendes innsyn direkte til egen arkivinnsynssak i saksbehandlingssystemet Elements Cloud. Begjæringen havner så direkte i elementssak. Arkivpersonell vurderer hvem som settes som saksbehandler, eller innhenter opplysningene hos saksbehandler på det spesifikke fagområdet det gjelder. 

Mottak av innsynsbegjæringer på e-post

Om postmottaket eller saksbehandlere mottar innsynsbegjæringer direkte på e-post, SMS eller andre digitale kanaler, skal disse overføres til samlesaken via drag and drop.

Organinterne dokumenter

Det gis ikke innsyn i dokumenter som er under arbeid (ikke ekspedert/ferdigstilt). De vil heller ikke vises i postliste. 

Arkivpersonell besvarer eller fordeler begjæringer videre til saksbehandler. Den som behandler innsynsbegjæringen må vurdere om dokumentene det bes om, er unntatt offentlighet.  Hvis formuleringen i innsynsbegjæring er for generell, slik at dokumentasjonsmengden blir uforholdsmessig stor, kan saksbehandler be avsender presisere mer utdypende.

Innsynssaken skal besvares så raskt som mulig. Det vil si «uten ubegrunnet opphold» (Offentleglova § 29) og senest innen 3 arbeidsdager (§ 32). Midlertidig svar skal gis dersom ikke tre virkedager kan overholdes. Blir ikke innsynskravet besvart innen tre virkedager regnes det som avslag, og kan påklages.

Som hovedregel er innsyn gratis, men det finnes unntak (Forskrift til offentleglova §4).

Unnta offentlighet

I noen tilfeller har man plikt til å unnta opplysninger fra innsyn. Det gjelder når opplysningene er av person- eller forretningssensitiv karakter, og da skal man ikke utøve merinnsyn. Dette er hjemlet i Forvaltningslovens § 13 første (og evt. andre) ledd, samt de lover som pålegger taushetsplikt.

Slik utfører du sladding av ett dokument

Inderøy kommune skal ta i bruk bruk programmet på PixEdit skanner for sladding av elektroniske dokumenter i 2025.

Dokumentmaler

Avslag om innsyn skal være skriftlig, begrunnes i hjemmel og klageadgang skal oppgis (Forvaltningslovens § 29). I saks- og arkivsystemet elements ligger det fire ferdige dokumentmaler for bruk når man skal svare ut en innsynsforespørsel.

• Innvilget
• Avslag
• Avslag jf. Off. § 28 Innsynskravet
• Delvis innvilget

Partsinnsyn

Som part i en sak har man som hovedregel rett til innsyn i alle registrerte opplysninger som omhandler en selv. Det er Forvaltningsloven med forskrift som regulerer denne innsynsretten, og som beskriver visse unntak.

Også krav om partsinnsyn kan fremmes skriftlig eller muntlig, men skriftlig innsynsbegjæring enten pr. post eller elektronisk post til vårt postmottak er å foretrekke. Ved bruk av elektronisk post kan forvaltningsorganet be om ytterligere dokumentasjon for å sikre partens identitet, jf. eForvaltningsforskriften § 4 punkt 2.

Journalføring av innsynsbegjæring

Innsynsbegjæringer og svar på innsynsbegjæring journalføres i samlesak i elements pr. kalenderår. (Arkivinnsyn – innsyn – årstall.)

Innsynsbegjæring i barne- eller elevmapper

Kommer det innsynsbegjæringer som omhandler barnehage- eller elevmapper, kontaktes rektor eller styrer for den skolen eller barnehagen personen har gått/går på. 

Innsynsbegjæring i barnevernsmapper

Kommer det innsynsbegjæringer som omhandler barnevernsmapper, er det barnevernstjenesten som skal behandle disse.

Registreringsregler for journalføring av innsynsbegjæringer i elements

Saksnivå

Sak opprettes av arkivet ved hvert nytt kalenderår og er registrert slik:

Tittel: Arkivinnsyn – innsyn - årstall

Journalpostnivå

Når en innsynsbegjæring kommer via eInnsyn registreres dette automatisk slik:

Begjæring om innsyn i sak: 0000/00-0

Når en innsynsbegjæring mottas på e-post og tas inn med drag og drop, skal den tituleres slik manuelt:

Tittel: Begjæring om innsyn i sak: Ev. saksnummer eller en kort beskrivelse hva saken gjelder.

Svar på innsynsbegjæringen slik

-       Velg svar i den inngående journalposten.

-       Ta opp riktig dokumentmal, alt etter om det er innvilget eller ikke.

-       Knytt til de vedleggene som skal være med og flett dokumentet på nytt.

-       Sett saken ferdig og ekspeder knappen kommer opp. 

Klage på avslag

Dersom vi mottar klage på avslag om innsyn skal denne journalføres på samme sak som innsynsbegjæringen. Innsynet vurderes på nytt. Dersom vurderingen fremdeles er at innsyn ikke kan gis, skal klagen oversendes til Fylkesmannen.

Formål med rutinen

Hensikten med denne rutinen er å sikre at innsynsbegjæringer blir behandlet riktig i henhold til gjeldende lovverk. Lovverk som ligger til grunn, er offentlighetsloven og forvaltningsloven. Offentlighetsloven legger til rette for at virksomheter i det offentlige er åpen og gjennomsiktig. 

Rutine for elektronisk forsendelse fra elements – SvarUt

SvarUt er KS sin løsning for sikker sending av digital post til personer og firma eller organisasjoner. Forsendelser med SvarUt er knyttet opp mot personnummer fra folkeregisteret og organisasjonsnummer fra foretaksregisteret, og lesing av digital post sendt med SvarUt krever innlogging via alltinn.no eller digipost/e-boks.

Private kan reservere seg mot digital post. Firma og organisasjoner kan ikke reservere seg mot digital post. SvarUt blir brukt som digital forsendelse fra flere av fagsystemene som kommunen bruker.

Rutine for elektronisk forsendelse fra elements - SvarInn

SvarInn er KS sin løsning for sikker digital post fra firma eller organisasjoner inn til kommunen. Forsendelser med SvarInn er knyttet til organisasjonsnummer fra enhetsregisteret.

Formål med rutinen

Beskriver hvordan forsendelser med SvarInn og SvarUt fungerer, og hvem som har ansvar for å følge opp ved eventuelle feil med forsendelser.

Elektronisk signatur

Alle utgående brev eller dokument fra sakssystemet i Inderøy kommune har elektronisk signatur/er elektronisk godkjent når dokumentet sendes via Svar-Ut. Svar-Ut er en komponent som er koblet til sakssystemet til kommunen, og er et effektivt verktøy for å sende utgående post/dokument, digitalt eller som brevpost, til innbyggere og organisasjoner.

Det vises i loggen i sakssystemet hvem som har godkjent dokumentene. Behandlingen i systemet loggføres og man ser hvem som har gjort hvilke endringer. Bruk av elektronisk signatur gjøres i henhold til lover og forskrifter, bl.a. eForvaltningsforskriften og lov om elektroniske tillitstjenester.

Rutinebeskrivelse for dokumenter som skal sendes til signering - eSignering

I sakssystemet kan man sende utgående dokumenter til eSignering hos mottaker. Dette gjelder både utgående brev, arbeidsavtaler som skal signeres, kontrakter, politiske møteprotokoller etc.

eSignering er en egen plugin i sakssystemem som gir brukeren mulighet til å sende dokumenter til Difi sin signeringskomponent. Man må ha fødselsnummer eller organisasjonsnummer og navn til mottaker(e) som skal signere dokumentet.

Ved utsending av dokument for signering kan man fastsette tidsramme for signeringsoppdraget, hvordan identifikator som skal brukes (kun navn, eller navn og fødselsdato eller navn og fødselsnummer), hvordan oppdraget skal varsles og hvilken signaturtype og sikkerhetsnivå dokumentet skal sendes under.

Posten Norge AS utfører varsling av mottaker(e) og står for selve prosessen som mottaker går igjennom for å signere dokumentet.

Inngående signerte dokumenter:

Signerte dokumenter som returneres og arkiveres automatisk i saken signeringsoppdraget ble sendt ut ifra, dokumentet vil ha status M slik at arkivtjenesten kan kvalitetssikre og journalføre dokumentet. Dokumentet vil inneholde informasjon om signeringen, samt det opprinnelige dokumentet og xml-filer som inneholder metadata om forsendelsen og signeringsoppdraget. Bekreftelser på eSignering må unntas offentlighet.

Elektroniske skjema

Skjemaer som skal ha elektronisk signatur, må ha følgende:

• Man må hake av «Signering» under Egenskaper på skjemaet.
• Man må kreve pålogging med ID-porten på skjemaet.
• Skjemaet må publiseres eksternt.
• Skjema som signeres elektronisk sendes til Elements Cloud for journalføring.

Det er mulighet for å aktivere signering av innsendte digitale skjema der det krever signatur fra innsender.  Skjemaene blir arkivert i Elements Cloud. Inderøy kommune bruker ID-porten og Postens signeringstjeneste. Leverandør har utviklet/installert løsningen.

Manuell signering (håndskrevet)

Papirdokumenter som manuelt er signert skal skannes og importeres til sakssystemet, til tilhørende sak.  Utvalgte dokumenter som krever manuell signering kan være tinglyste dokumenter - Kartverket stiller som hovedregel krav til manuell/original signatur jfr. tinglysingslovens § 6 med forskrifter (lovdata.no).

Rutine for dokumentasjonsfangst fra SMS, MMS og Chat

(Under arbeid)

Ved håndtering av SMS-er og nettpratmeldinger bør det gjøres en vurdering av innholdet og hvor viktig informasjonen er, det vil si om det gjelder:​

• Opplysninger av betydning for avgjørelsen i en saksprosess.​
• Innspill vedrørende selve håndteringen av saken, oppgaven eller prosessen.​
• Kommunikasjon som kan tolkes som bekreftelse eller avslag.​
• Kommunikasjon som dokumenterer resultatet av en saksbehandling eller utføring av bestemte oppgaver.​ 

Det er altså prosessens betydning og informasjonsverdi til SMS- eller chatmeldinger som vurderes, og ikke kommunikasjonskanalen.​​

Saksbehandlere som chatter, sender eller mottar SMS direkte, får et eget særlig ansvar for håndtering, vurdering, dokumentfangst og dokumentbehandling

Arkivtjenesten skal bidra til bevisstgjøring på hvem, hva, hvor, hvordan, hvorfor slik at saksbehandlere som chatter, sender eller mottar SMS direkte, vet at de har et eget og særlig ansvar for håndtering, vurdering, dokumentfangst og dokumentbehandling.​

Lovene og forskriftene som styrer om vi har lov til å arkivere politiattestene er forskjellige innenfor de ulike arbeidsområdene. Når det gjelder journalføringsplikten så går arkivforskriften foran alle andre lover så vi skal dokumentere (journalføre) at vi har mottatt politiattest. Leder er ansvarlig for å sjekke at politiattesten er tilfredsstillende før vedkommende blir ansatt.

Rutinen gjelder for alle leder i kommunen og gjelder ved avslutning og innkjøp av elektroniske system, med eller uten tilhørende papirarkiv.

Innkjøp av system

Ved innkjøp av nye digitale systemer skal det meldes inn ønske via etablert innmeldingssjema, vedtatt i ledergruppen: https://forms.office.com/e/kVyU4hrFWd 

Felles innkjøpsorganisasjon, Innherred Anskaffelser, har etablert rutine for når i innkjøpsprosessen arkiv skal kobles på.

Avslutning av system

Rutinens formål er å sørge for at elektroniske bevaringsverdige opplysninger blir fanget opp og sikret før et system avsluttes eller byttes ut. Rutinen har også som formål å sørge for at kommunens oversikt over aktive system holdes oppdatert.

Før avslutning av et elektronisk system, skal det gå melding til arkivet og felles IKT-samarbeid, DiKO. Meldingen bør bli sendt i god tid før avslutningen, slik at både arkivet og IKT avdelingen kan delta på planleggingen av avslutning eller overgang til nytt system. Ingen system skal bli avsluttet før arkivet og IKT avdelingen har fått beskjed om det. Arkivet skal etterprøve systemet i henhold til kommunens bevarings- og kassasjonsplan. Dersom systemet ikke er tatt med i planen eller om planen ikke eksisterer, skal arkivet vurdere systemet i henhold til gjeldende lovverk for bevaring og kassasjon. I tilfeller hvor systemet inneholder materiale som er bevaringsverdig, skal kommunen kontakte IKA Trøndelag IKS for vurdering av digital deponering.

Gjennomgå hva som er arkivverdig materiale. Er det arkivert tidligere? Gjør søk i Elements og i historiske baser. 

Hvis dokumentet er arkivert i Elements eller i historiske baser: 

Dokumentet kan slettes. OBS: Originale signerte avtaler/kontrakter mm kan leveres arkivet.

Hvis dokumentet ikke er arkivert i Elements eller historiske baser:

Søk om det finnes en lignende sak i Elements.

Hvis ikke: 

Opprett saksmappe - gi den en kort og beskrivende tittel. Tenkt at den skal være lett å finne igjen senere. Finnes det en lignende sak i historisk base: Opprett saksmappe i Elements - gi den en kort og beskrivende tittel. Tenk at den skal være lett å finne igjen senere. Legg inn en merknad på saken som henviser til saksnummer i historisk base.

Ta kontakt med arkivet ved behov.