Hurtigguide Elements (saks- og arkivsystem)

Du kan sjekke om du har de tre Elementsappene: 
Søk etter «App» på pcen – velg Standardapper – deretter velg Apper og funksjoner – har du disse appene?  

 Hvis ikke; kontakt IKT og be de installere EDC-klient. 

Ved digitale forsendelser kommer det automatisk opp ekspedert, og det neste er da for oss på arkivet å journalføre, slik at det kommer ut på postlisten på kommunens hjemmeside. 

Enkelte ganger er det derimot nødvendig for saksbehandler å ekspedere pr. e-post eller via post, og disse må settes manuelt som ekspedert, og her kan vi på arkivet være usikre om de faktisk er ekspedert eller ikke. 

Vi ber derfor om at dere saksbehandlere går inn og gjør endringer i «boksen» med mottakers navn og adresse – se bildene. «Boksen» får du opp når du klikker på navnet til mottakeren. 

I boksen velges «Flere felt», deretter får dere mulighet i rullegardinen for forsendelsesmåte og velge f.eks. e-post eller Posten, samt at dere i forsendelsesstatus velger Sendt. (Dette fylles ut automatisk ved digital forsendelse.) 

Oppfølging av vedtak – Elements. 

Når vedtak er gjort får du som saksansvarlig en epost. 

Dine vedtak til oppfølging finner du ved å gå i venstremenyen i Elements under menypunktet «Oppfølging av vedtak». 

Hva må du gjøre i Elements? 

Lag samlet saksframstilling/saksprotokoll 

Vurder om det skal lages partsbrev 

Følg opp vedtaket 

Lag samlet saksframstilling/saksprotokoll. 

Det første man gjør er å lage en samlet saksframstilling/saksprotokoll. 

Stå i journalposten med saksframlegget. Velg da «Lag samlet saksfremstilling som X dokument». Se treprikk-menyen oppe i høyre hjørne.  

Dokumentet genererer seg selv og du trenger ikke gjøre mer med det etterpå. 

Lag partsbrev. 

Skal du lage partsbrev? 

Stå i journalposten med saksframlegget. Gå til treprikk-menyen oppe i høyre hjørne.  

Velg «Lag partsbrev (kun vedtak)» eller «Lag partsbrev (fullstendig saksgang)». 

Fyll inn mottaker (søk opp via folkeregistret eller enhetsregisteret). 

Velg dokumentmal – f. eks standardbrev. 

Deretter Lagre, og brevet kommet opp. 

Fullfør brevet og deretter ekspeder på vanlig vis. 

Følg opp vedtaket. 

Stå i journalposten med saksframlegget. Gå til fanen Vedtak. Hold pekeren over teksten og trykk på blyanten som kommer til syne. 

Legg inn hvordan vedtaket er fulgt opp (Merknad). 

Legg inn F- Ferdig/iverksatt (Vedtaksstatus). 

Trykk deretter på pil ned, og legg inn utførtdato. 

Trykk lagre.  

Vedtaket blir nå fjernet fra menypunktet «Oppfølging av vedtak» i venstremenyen. 

Se også gjerne i brukermanualen som heter «Kursdokumentasjon for saksbehandler og leder». Denne finnes på intranett. 

https://inntrondelag.sharepoint.com/sites/intranett-inderoy/sitepages/elements---brukermanualer.aspx 

Har du lagt inn en journalpost, som du skal knytte til som vedlegg til en annen journalpost? Dersom førstnevnte har fått status «Registrert/oppdatert av saksbehandler», så be arkivet journalføre den før du knytter den til den andre journalposten, f.eks. et brev eller et saksframlegg.

Skal du sende med et flettebrev som vedlegg til et annet brev? Elements takler ikke dette uten videre. Måten å gjøre det på da er å lagre flettebrevet som pdf før man laster det inn som et vedlegg.