Beskrivelse av rutinene skal følge Riksarkivarens forskrift §3-2
I Riksarkivarens forskrift §3-2 første ledd står det at kommunen skal
(1) Utarbeide instruks for organet som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter i arkivsystem.
(2) Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:
a) ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter,
b) hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller,
c) hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur,
d) ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen,
e) ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas,
f) rutiner som definerer ansvar for:
- fordeling av dokumenter,
- retting av registrerte journal- og arkivopplysninger,
- avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter,
- vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet,
- registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette, og
g) prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.
Kontroller at dere svarer ut disse punktene med en rutine. Som jeg har forstått vil instruksen (§ 3-2 (1) ligge sammen med systemoversikten. Men dere må likevel utarbeide rutiner for hvordan (2) a-g gjøres hos dere og kanskje også i hvert system. Her må dere se om dere trenger en overordnet rutine for hvert punkt og eventuelt spesifisere i den rutinen dersom det er ulikt i ulike system. Gjør det som gir mest mening med tanke på bruk og gjenfinnbarehet i kvalitetssystemet deres.
Hvor finner jeg rutinene i arkivplanen?
Sentrale dokumenter, som rutiner legges i kommunens kvalitetssystem. Rutinene skal revideres årlig. Beskrivelser av ytre enheters ansvar og arbeidsrutiner legges fortløpende i kvalitetssystemet slik at de skal være lett tilgjengelig i arbeidshverdagen for alle ansatte.
Opplæring
Opplæringen skal ha som mål å utvikle både forståelsen for arkivarbeid og ha gode holdninger til det, og dernest å utvikle de mer praktiske og tekniske ferdighetene i å bruke saks- og arkivsystemet. Opplæring og kurs skal foregå jevnlig og løpende i organisasjonen. Dette skal bidra til at målsetningene og bestepraksisen gradvis forstås bedre og bedre.
For at vi på arkivet skal bli den ressursen det kan være internt for organisasjonen, kreves det at arkivmaterialet dannes, håndteres og oppbevares systematisk og konsistent, på en måte som muliggjør senere effektiv gjennfinning og internt gjenbruk.
For å oppnå dette kreves det igjen at hele organisasjonen er kjent med grunnleggende arkivprinsipper, bidrar pliktoppfyllende i registrerings- og arkivarbeidet, og slik tar del i arkivansvaret. Dette skal bidra til en god og positiv arkivkultur, som utvikles best gjennom kunnskap, forståelse og bevistgjøring.
Dette skal innebære en kultur der det er tillatt å gjøre feil, og normalt å gi saklige tilbakemeldinger på en vennlig, kollegial og skikkelig, forklarende måte om forhold som må korrigeres eller som ønskes endret på.
Opplæring av saksbehandlere
Behov for opplæring av nyansatte meldes fra leder eller den nyansatte selv. Opplæringen kan gis induviduelt eller i mindre samlinger med flere.
Det er tilgjengelig e-læring i elements, samt at håndbøker og tips og triks ligger på kommunens intranett, under arkiv.
Mindre kurs om arkiv og journalføring ligger på intranett og KS Læring, kurs i journalføring og arkivering.
I rutinen for nyansatte, som eies av HR, er opplæring i saks- og arkivsystemet beskrevet.
Ansatte gis tilgang til sitt område ved oppstart. Leder melder inn behov for tilganger. Dette står beskrevet i sjekkliste for ansettelse, som ligger i EQS.
Oppfriskingskurs og temakurs
Arkivtjensten arrangerer kortkurs i Elements 6 ganger årlig. Tema og innhold variere.
Det gjennomføres også oppfriskningskurs ved behov eller etterspørsel. Arkivansatte kan lage temakurs etter forespørsel.
Opplæring av arkivansatte
Kompetanseheving av ansatte
- Ansatte på arkiv deltar på kurs og opplæring som er relevante. Samt kurs og samlinger i regi IKA Trøndelag.
- Alle skal gjennomføre kurs (digitalt eller fysisk) i offentlighetsloven og forvaltningsloven.
- Alle skal delta på kurs i vanskelige innsynssaker.
- Ved nyansettelse på arkiv har det vært ekstra fokus på fagutdanning i arkiv, som har hevet kompetansenivået. Vi skal etterstrebe at alle ansatte i arkivtjenesten kan gjennomføre minimum Arkivskolen i løpet av første arbeidsår.