Helse, omsorg og sosiale tjenester

Grunnleggende skilles det her mellom saksbehandlingsdokumentasjon og dokumentasjon av helsehjelp. Disse er underlagt forskjellige lovverk som stiller ulike krav til tilgang, sletting, lagring og gjenbruk. Disse skal derfor ikke bli sammenblandet i arkivdanningen.

Helse og omsorg skal bruke kommunens saks- og arkivsystem når det gjelder dokumentasjon som gjelder

• Administrasjon av virksomheten og som ikke angår enkeltbrukere.
• Kan brukes i klagesaker som ikke angår enkeltbrukere, forutsatt at dokumentasjonen ikke inneholder helseopplysninger.
• Tilsynssaker som ikke angår enkeltbrukere og som ikke inneholder sensitive personopplysninger kan brukes i saks- og arkivsystemet.

Inderøyheimen er et felles postmottak for Helse og omsorg med tjenesteenhetene: Institusjon, Heldøgns omsorgsboliger HDO, boliger for funksjonshemmede, rehabilitering, psykisk helse og ambulant team.

Post leveres daglig av Postens landpostbud til låst postkasse inne på Inderøyheimen ved hovedinngang. Nøkkel til postkasse ligger på kontor 2B17. Hentes daglig.

Inderøy kommunes servicetorg videresender daglig mottatt post adressert til Helse og omsorg, og tjenesteenheter med internpostbudet, unntatt post som skal importeres til kommunens felles sak- og arkivsystem, Elements.

Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte.

Arkivverdig

Arkivverdig post er dokumenter som er, eller har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring, jf. arkivlovens § 2.

Arkivverdig post som ikke er direkte brukerrettet, skal skannes til saks- og arkivsystemet Elements. Søknader om tjenester og brukerrettet dokumentasjon skal skannes til fagprogrammet Profil.

Leiekontrakter HDO og kommunale boliger legges i LAFT, Elements og Profil. I LAFT kan e-signering bli brukt.

Saker/post fra Servicetorget til Forvaltning, kan sendes som e-dialog.

Ikke arkivverdig post

Som ikke arkivverdig post regnes normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud og reklame. Slik post fordeles til saksbehandlerne i posthyller.

Sortering

Innkommet post fordeles slik

• Privatpost til beboere i HDO boliger – fordeles i postkasser i Allrom Inderøyheimen.
• Privatpost til beboere Institusjon - legges i posthyller inne på Administrasjon Inderøyheimen, evntuell sendes til pårørende.
• Post med ansattes navn først – privatpost - fordeles i posthyller på Administrasjon Inderøyheimen, til ulike tjenesteenheter
• Ikke arkivverdig post – fordeles i posthyller på Administrasjon Inderøyheimen til ulike tjenesteenheter
• Fakturaer, lønnsbilag (+ evt. annen internpost til økonomi m.m.)
• Søknader om tjenester legges i posthylle til Forvaltning
• Annen brukerretet dokumentasjon til Profil skannes av saksbehandlere.

Inngående arkivverdig post til Elements skannes av hver enkelt leder.

Feiladressert post Returneres uåpnet til posten. 

Personlig post

Personlig post fordeles uåpnet til saksbehandler. Dersom brevet viser seg å være arkivverdig eller nødvendig dokumentasjon, skal det straks skannes inn i Profil eller Elements av saksbehandler.

Dokumentasjon tjenestemottakere

Post / dokumentasjon vedr. tjenestemottaker som skal inn i Profil f.eks. epikriser m.m., skannes av saksbehandler. Etter skanning blir dokumenter makulert. 

Sikkerhetskopi innskannet dokumenter

Originale dokumenter skannet til Elements oppbevares som sikkerhetskopi inntil elektronisk avlevering er godkjent. Etter skanning blir dokumenter makulert.

Postjournal

Postjournal i fagsystemet Profil er unntatt offentlighet. 

Internpost

Post til/fra enheter/tjenesteområder i Rådhuset til Helse og omsorg sendes daglig med internpostbudet.

1. Postjournal:

• Dokumentdato skal stemme med det dokumentet som er scannet inn
• Riktig saksbehandler
• Riktig Type dokument (innkommende/muntlig på søknad, internt dokument på saksutredning/henvendelser, utgående dokument på vedtak/svar ut foreløpig svar)
• Riktig emne på dokument, og at dette samsvarer med søknad og tjeneste i tjenestebildet
• Se at det er «grønn prikk» bak mottaker for å sikre at vedtak blir utsendt digitalt
• Se at evt. kopimottaker er haket ut
• Se at det ligger dokumenter inne på alt, med samme journalnr.
• Gjennomgå saksutredning og vedtak for å sikre at dette er utformet etter lovverk, og at det ligger inne på riktig søker.
• Se at alle dokumenter på en sak har samme journalnr/år
• Se at det er opprettet tjeneste i tjenestebildet med riktig journalnr/år og riktig tjenesteomfang.
• Ferdigstille alle dokumenter

2. Saker

• Riktig journalnr./år
• Riktig saksbehandler
• Riktig status på s
• Se at det er lagt inn riktig Iplos tjenestetype ved avslag på søknad
• Se at det er lagt inn riktig tjenestetype
• Se at det er riktig emne
• Ferdigstill sak

Kvalitetssikre at ferdigstilt dato og arkivdato kommer opp i postjournal og på saker OBS! Ikke ferdigstill i saker før det er kommet riktig dato på arkivering i postjournal.

• Se at det er utført IPLOS registrering
• Se at det er lagt inn kontaktperson/nærmeste pårørende
• Se at det er lagt inn inntektsgrunnlag ved søknader på betalingspliktige tjenester

Sakstittel

• Sakstittel SKAL skrives med små bokstaver.
• Sakstittel skal ikke inneholde forkortelser og tegn.
• Bindestrek med mellomrom på hver side kan brukes som skille mellom deler av sakstittelen. Sakstittelen skal være meningsbærende og dekke hele saksforholdet.
• Sakstittelen skal også skille saken fra andre saker. Det er viktig at man ved registrering tenker på hvilke opplysninger det vil være behov for å søke på senere.
•  Gårds- og bruksnummer skrives 123/456 og skal alltid skrives først i tittel.

Journalposttittel

• Formålet skal beskrives først i journalpost eks. Uttalelse - søknad om tillatelse til
• Journalpostinnholdet skal kort fortelle hva journalposten handler om, altså være dekkende for alle dokumentene i journalposten. Journalposttittel skal være meningsbærende og forklarende slik at journalposten lar seg identifisere og skille fra andre journalposter i saken.
• Journalpostinnholdet skal ses i sammenheng med sakstittel slik at saksbehandler får en god oversikt over sak og innhold i journalposter bare ved å se på saken og listen av journalposter.

Vedlegg

• Dokumenttittelen på vedlegget skal være meningsbærende og kort fortelle hva dokumentet handler om og være dekkende for det enkelte vedlegget. Husk at det inngående dokumentet settes som hoveddokument og ikke e-posten.  

E-poster og SMS

• Ved import av epost arver automatisk journalposten tittel fra emnefeltet i eposten. Ofte er ikke dette en tilstrekkelig god journalposttittel. Ved registrering av epost er det viktig å forsikre seg om at journalposttittelen er meningsbærende for journalpostens innhold. Korriger journalpost-tittelen. Ord som «SV:» og «VS:» og lignende i registreringer som gjøres fra Outlook skal fjernes i journalposttittel. Dokumenttitler uten meningsbærende tittel skal også rettes.

Internkontroll

• Det er bare personalavdelingen eller arkivtjenesten som kan opprette personalmapper. Lenke til rutine.
• Tilgangsstyring benyttes aktivt for å unngå brudd på taushetsplikten, for å ivareta personvernet, og for å gi den enkelte saksbehandler kun informasjon som vedkommende er tjenstlig behov for.