| Tilsettingsmappe | < Navn på stilling> - stillingens referansenummer Innhold i mappe: Ansettelse – annonse Ansettelse - søknad med CV Ansettelse – svarbrev Ansettelse – offentlig søkerliste Ansettelse – utvidet søkerliste Ansettelse – innstilling Ansettelse – vedtak Ansettelse - tilbudsbrev Ansettelse – arbeidsavtaler Ansettelse- avslag/tilbakemelding | Enkeltsak | A - ansettelsessaker | K-kode | Tilsettingsmappe blir generert av webcruiter. Det må skissere en arbeidsflyt her. Vedtak om tilsetting generes i webcruiter. |
| Personalmappe | Personalmappe - <Navn> Innhold i mappe: Lønnsmelding Arbeidsavtale Signert arbeidsavtale Databrukeravtale/sentrale reglement Taushetserklæring Politiattest? (egen rutine må på plass). Vitnemål/dokumentasjon, -tjenestebevis Dokumentasjon HPR-registeret
Stillingsbeskrivelse Medarbeidersamtaler? Oppsigelse
Svar oppsigelse
Avskjed
Opphør grunnet alder Pensjon dokumenter?
Stoppmelding Tjenestebevis
Kompetanse:
Autorisasjon/offentlig godkjenning
Etterutdanning - attester Kompetanseoversikt Stipendordninger Avtaler: Særavtaler Arbeidsklær Databriller Lederavtaler Telefoniavtale Avtaler om arbeidsutprøving
Tjenestekjøring Permisjoner:
Permisjonssøknad
Svar på permisjonssøknad Permisjonssøknad og vedtak. Permisjonssøknader med lønn over hel dag Klage på permisjonsavgjørelser Fødselspermisjon/svangerskapspermisjon Omsorgspermisjon/foreldrepermisjon Helse/sykefraværsoppfølging: Referat (sykefraværsoppfølging, samtaler o.l) Fritak for arbeidsgiverperiode. NAV dekker sykepenger fra første sykemeldingsdag (for eksempel ved kronisk sykdom). Helseattest Rehabilitering Yrkesskade Egenerklæringsskjema for tuberklose og MRSA | Enkeltsak | P-personalsaker | FNR | Kompetanse:
Formkrav til yrkesutøvelse. Helsepersonelloven, Statens autorisasjonskontor for helsepersonell. Viktig der opplæringen er lovpålagt. For eksempel lærere, verneombud, HMS-opplæring for ledere mv Dokumentasjonen på den enkeltes kvalifikasjoner legges i personalarkiv. Selve kompetanseoversikten arkiveres i arkivdel Emne. Bevares til neste kartlegging/ oversikt. Hovedtariffavtalen KS.
Videreutdanning til ansatte. Lokale/interne ordninger. Spesielt viktig å dokumentere når den ansatte må binde/ forplikte seg i jobben. Kan kasseres etter 5- 10 år. Permisjoner:
Viktig når vedtaket går ut over bestemmelsene i Hovedavtalen. Bevares hvis det har betydning for ansiennitet. Hovedavtalen KS Avgjørelser om permisjon er ikke enkeltvedtak etter FVL. Permisjoner uten ansiennitetstap kan kasseres når det ikke lenger er administrativt behov for dokumentasjonen. Bevares hvis det har betydning for ansiennitet. Avtaler:
Generelle avtaler skal i emnearkivet . Eks: ved 62 år - ekstra ferie, penger, fridager, fleksitid, redusert arbeidstid, senioravtaler m.m. -Klesgodtgjørelse evt. arbeidsklær ihht til særavtaler. Generelle avtaler skal i emnearkivet -Spesielle briller til bruk foran dataskjerm -Avtale mellom KD/personalsjef og hver enkelt leder. Ny avtale hvert år -Arbeidsgiver dekker utgifter til telefon. Har ikke betydning for ansettelsesforholdet, men kan ha betydning for beskatning -Søknader og vedtak om tjenestekjøring Helse/sykefraværsoppfølging:
-Lenke til Inderøy kommunes retningslinjer for sykefraværsoppfølging -Eks: NAV-vedtak om godkjenning ang. kronisk sykdom ansatte/ansattes barn. -Gyldig attest skal bevares så lenge vedkommende har en stilling hvor det kreves helseattest -Dokumentasjon som har betydning for ansettelsesforholdet -Meldingsskjema (lenke til skjema) |