| Steg | Oppgave | Ansvar |
| Logge inn | Logg inn på altinn.no med din egen bruker og bankid | |
| Behandling av inngående dokument | | |
| Finne meldingen i Altinn | Altinn er delt inn i Inderøy kommunes hovedorganisasjonsnummer, med mange underenheter. Velg den riktige enheten og finn meldingen. Dersom du ikke finner meldingen kan det være at: - Du er ikke autorisert for å åpne den meldingen - Du har ikke fått tilgang til rollen < post/arkiv> | Ledere og arkivpersonell |
Manglende tilgang | - For å få tilgang henvend deg til nærmeste leder. | Ledere og administrator. |
| Post du har åpnet i Altinn og som du ikke har ansvaret for | Om du åpner post i Altinn som du ikke er rette mottaker av eller ansvaret for, skal meldingen settes til <ulest> | Alle som har åpnet et dokument i Altinn. |
Rutine for håndtering av arkivverdig post i Altinn - Håndtering av arkivverdig post som skal til Elements. - Håndtering av arkivverdig post til annet fagsystem. | Arkivverdig post for registrering i sak-/arkivsystemet Elements eller andre fagsystem. - Last ned og mellomlagre dokumentene. - Importer dokument til sak-/arkivsystemet eller fagsystem. - Arkivverdig post som man ikke klarer å importere til fagsystem må skrives ut på papir og legges inn som vanlig brevpost. - Slett dokumentet som er mellomlagret på egen PC. NB! Rydd innboksen i Altinn ved å velg <arkiver> på meldingen slik at den blir flyttet til arkiverte meldinger i Altinn. | Ledere og arkivpersonell |
| Rutine for ikke arkivverdig post i Altinn | Ikke arkivverdig post Ikke arkivverdig post skal åpnes og eventuelt videresendes til rette saksbehandler om ikke leder selv har oversikt eller ansvar for dokumentet. Dette skal skje direkte fra Altinn. - Åpne dokumentet - Videresend dokumentet til deg selv eller andre saksbehandlere. Du kan sende det til hvilken som helst slags e-post adresse. NB! Rydd innboksen ved å: - Velg <slett> på meldingen i Altinn slik at den blir flyttet til slettede meldinger. | |
| Eksempel på hva som ikke er arkivverdige dokument, men som legges i fagsystem. | Brev om skatt og avgift | Regnskap og lønn |
| | Varsel om arbeidsforhold uten inntekt | Regnskap og lønn |
| | Sykemeldinger | Regnskap og lønn |
| | Søknad om sykepenger | Regnskap og lønn |
| | Tolldeklarasjonsoversikt | Regnskap og lønn |
| | Svar på bestilling: Skattekort til arbeidsgiver | Regnskap og lønn |
| | Melding A02, A03, A06, A07 mm. | Regnskap og lønn |
| | Svar på bestilling av skattekort | Regnskap og lønn |
| | Avstemmingsinformasjon | Regnskap og lønn |
| | Tilbakemelding på innlevert tredjepartsopplysninger | Regnskap og lønn |
| | Aksjeoppgaver | Regnskap og lønn |
| Eksempel på hva som er arkivverdige dokument som skal legges i saks- og arkivsystemet. | | |
| | Svar på nabovarsel som ikke er besvart. Eventuelt svar lages i Elements. I Altinn skal de slettes etter at frist er gått ut. | Eiendom |
| | Selve nabovarslet mellomlagres og legges i samlesak i saks- og arkivsystemet. | Arkiv |
| | Avtale om direkteoppgjør | Kommunalsjef helse og omsorg |
| | Kartlegginger, spørreundersøkelser, invitasjoner. NB! Undersøkelsen <Ledige stillinger> skal registreres i Elements, også svar på undersøkelsen. Det samme gjelder for sykefravær. | Personalsjef |
| | Fristen for EU-kontroll nærmer seg. Varsel om frist for EU-kontroll er utløpt. Varsel om at kjøretøy blir avskiltet. Vedtaksbrev bruksforbud. Vedtaksbrev vraking Vedtaksbrev eierskifte | Arkiv |
| Håndtering av sendte og besvarte skjema | | |
| Rutine for arkivering av sendte skjema fra Altinn | Altinn har løsning for ulike skjema som kan sendes inn. Ofte er dette skjemaet første dokumentet i en sak. Eks. - Søknad om... - Melding om... Er disse skjemaene arkivverdige skal de arkiveres i Elements. - Lagre en kopi og opprett ny sak i elements, eller i en eksisterende sak. - Du kan finne igjen det sendte skjemaet under <arkiv> fana i Altinn om du ikke har fått det tilsendt på e-post. | Saksbehandler eller leder som sender inn skjemaet. |
| Rutine for besvarte skjema | Man skal alltid vurdere om skjemaet er arkivverdig og gjenstand for saksbehandling eller dokumentasjon. - Er skjemaet arkivverdig skal rutine for håndtering av arkivverdig post i Altinn følges. - Er skjemaet ikke arkivverdig skal rutine for ikke arkivverdig post i Altinn følges. | |