Politikk og valg

Sakstittel

• Sakstittel SKAL skrives med små bokstaver.
• Sakstittel skal ikke inneholde forkortelser og tegn.
• Bindestrek med mellomrom på hver side kan brukes som skille mellom deler av sakstittelen. Sakstittelen skal være meningsbærende og dekke hele saksforholdet.
• Sakstittelen skal også skille saken fra andre saker. Det er viktig at man ved registrering tenker på hvilke opplysninger det vil være behov for å søke på senere.
•  Gårds- og bruksnummer skrives 123/456 og skal alltid skrives først i tittel.

Journalposttittel

• Formålet skal beskrives først i journalpost eks. Uttalelse - søknad om tillatelse til
• Journalpostinnholdet skal kort fortelle hva journalposten handler om, altså være dekkende for alle dokumentene i journalposten. Journalposttittel skal være meningsbærende og forklarende slik at journalposten lar seg identifisere og skille fra andre journalposter i saken.
• Journalpostinnholdet skal ses i sammenheng med sakstittel slik at saksbehandler får en god oversikt over sak og innhold i journalposter bare ved å se på saken og listen av journalposter.

Vedlegg

• Dokumenttittelen på vedlegget skal være meningsbærende og kort fortelle hva dokumentet handler om og være dekkende for det enkelte vedlegget. Husk at det inngående dokumentet settes som hoveddokument og ikke e-posten.  

E-poster og SMS

• Ved import av epost arver automatisk journalposten tittel fra emnefeltet i eposten. Ofte er ikke dette en tilstrekkelig god journalposttittel. Ved registrering av epost er det viktig å forsikre seg om at journalposttittelen er meningsbærende for journalpostens innhold. Korriger journalpost-tittelen. Ord som «SV:» og «VS:» og lignende i registreringer som gjøres fra Outlook skal fjernes i journalposttittel. Dokumenttitler uten meningsbærende tittel skal også rettes.

Internkontroll

• Det er bare personalavdelingen eller arkivtjenesten som kan opprette personalmapper. Lenke til rutine.
• Tilgangsstyring benyttes aktivt for å unngå brudd på taushetsplikten, for å ivareta personvernet, og for å gi den enkelte saksbehandler kun informasjon som vedkommende er tjenstlig behov for.

24.1 Innledning

Valgloven § 15-2 gjelder oppbevaring, avhending og tilintetgjøring av valgmateriell.

Etter denne bestemmelsen skal alt valgmateriell når valget er over, behandles i henhold til arkivlovens bestemmelser og forskrift gitt i medhold av denne loven. Det vil derfor være arkivfaglige hensyn som bestemmer hvordan valgmateriellet skal behandles når valget er avsluttet. Det er viktig å skille mellom valgmateriell som har vært i bruk og valgmateriell som er ubrukt.

24.2 Ubrukt valgmateriell

Valgmateriell som ikke har vært i bruk, kan ikke betraktes som arkivmateriell. Slikt materiell faller inn under bestemmelser om arkivbegrensning gitt i forskrift til arkivloven av 11. desember 1998 nr. 1193 (arkivforskriften) § 3-19. Dette gjelder både ubrukte konvolutter, ubrukte stemmesedler og ubrukte manntallseksemplarer.

24.3 Brukt valgmateriell

For valgmateriell som har vært i bruk, har Riksarkivaren (i brev av 9. september 2003 på departementets forespørsel) med hjemmel i arkivloven § 9 fastsatt at følgende materiell kan kasseres:

24.3.1 Konvolutter

Både stemmeseddelkonvolutter og omslagskonvolutter – enten disse er forkastet eller godkjent – kan kasseres på betryggende måte når valgresultatet er endelig.

Departementet antar at det samme må gjelde for omslag til stemmegivninger som blir lagt i særskilt omslag.

24.3.2 Stemmesedler

Stemmesedler som er forkastet, kan kasseres på betryggende måte når valgresultatet er endelig. Stemmesedler som er godkjent, skal derimot oppbevares til valgperioden er utløpt før disse kan kasseres på en betryggende måte. Det er ikke nødvendig å oppbevare stemmesedler på papir i 4 år, dersom de opptelte stemmesedler kan oppbevares like trygt på et elektronisk medium.

24.3.3 Valgkort

Valgkortene kan tilintetgjøres på en betryggende måte når valgresultatet er endelig.

24.3.4 Avkryssede manntallslister

Avkryssingsmanntallet skal oppbevares til to valgperioder er utløpt før det kasseres på en betryggende måte.