RAF § 5-15 Bildekvalitet ved skanning
Arkivets skanner har en oppløsning på 300dpi/ppi. Innstillingene sjekkes jevnlig ved bruk.
Når saken er lagt inn i saks- og arkivsystemet elements sjekker man dette
- At alle sider er kommet med på hvert dokument, at alle sider ligger rett vei, og at skanningen er kvalitetsmessig god nok.
- At lesbarheten for det enkelte dokumentet er god
- At skanningen har fått riktig format
I tillegg kan det etter behov foretas bestemte forbedringer, som å rotere og rette opp skjeve dokumenter, fjerne mørke flekker og kanter, og justere mørkhet, lyshet og kontrast.
Ved mangler og feil som gjør at sider ikke kommer med eller at lesbarheten ikke er tydelig nok, må skanningen gjøres på nytt. Den andre delen av kvalitetskontrollen skjer i elements.
Her blir det kontrollert
- At alle dokumentene og vedleggene er kommet inn og lar seg åpne, og nok en gang at alle sidene er kommet med for hvert dokument.
- At alle dokumentene har riktig arkivformat
- At det er korrekt tilknytning mellom journalpost og skannet dokument, og samsvar mellom registrerte opplysninger i journal- og sakarkivsystemet og dokumentene.
- At dokumenter og vedlegg framkommer som separate filer.
Etter at skanningen og importen til arkivsystemet er kontrollert, blir journalpost-registreringene sluttført, slik at den aktuelle journalposten og det tilhørende dokumentene deretter blir klar for saksbehandler og for postjournal.