Rutinebeskrivelse
Formål:
Sikre korrekt håndtering av tilgang til personalmapper i sak- og arkivsystemet Elements og personalmapper overført til arkivdepot, slik at personvernet ivaretas og tilgang begrenses i henhold til gjeldende regelverk og interne retningslinjer.
1. Ansvar og myndighet
Det er kun personaltjenesten v/personalsjef som har myndighet til å gi tilgang til personalmapper i Elements og avslutta personalmapper som er overført til arkivdepot hos IKA Trøndelag.
Arkivleder utfører selve tildelingen av tilgang på oppdrag fra personaltjenesten.
2. Prosedyre for tilgang
1. Leder sender forespørsel
Forespørselen må være begrunnet, og sendes skriftlig til personaltjenesten.
2. Personaltjenesten vurderer forespørselen
Personaltjenesten gjør en vurdering av behov og gyldighet.
Ved godkjenning gir personaltjenesten beskjed til arkivleder om å tildele tilgang.
3. Arkivleder tildeler tilgang
Tilgang gis i tråd med retningslinjene beskrevet under.
4. Vedlikehold og avslutning av arbeidsforhold
Alle med personalansvar må sjekke tilganger på personalmappene de er eiere av. Er det flere sakseiere (adhoc), er det den med størst stillingsprosent ansvaret ligger hos.
Journalposter i en personalmappe kan kun utgis etter henvendelse til personaltjenesten.
Eier av personalmappe er ansvarlig for å følge opp gitte tilganger og avslutning av personalmapper, ved arbeidsforholdets slutt.
3. Omfang av tilgang
Tilgang begrenses til mulighet for registrering (innlegging) av dokumenter i personalmappe.
Det gis ikke generell lesetilgang til eksisterende journalposter i mappen.
Unntak må godkjennes særskilt av personaltjenesten
4. Logging og kontroll
Alle tilgangstildelinger loggføres.
Regelmessig gjennomgang av aktive tilganger utføres av Arkivleder i samarbeid med Personaltjenesten.
5. Revisjon og vedlikehold.
Denne rutinen skal gjennomgås minimum én gang årlig, eller ved endringer i system eller regelverk. Første gjennomgang vil være 1. juni 2026.
Ansvarlig for oppdatering: Personaltjenesten v/personalsjef.