Registreringsregler i Elements

Sakstittel

• Sakstittel SKAL skrives med små bokstaver.
• Sakstittel skal ikke inneholde forkortelser og tegn.
• Bindestrek med mellomrom på hver side kan brukes som skille mellom deler av sakstittelen. Sakstittelen skal være meningsbærende og dekke hele saksforholdet.
• Sakstittelen skal også skille saken fra andre saker. Det er viktig at man ved registrering tenker på hvilke opplysninger det vil være behov for å søke på senere.
•  Gårds- og bruksnummer skrives 123/456 og skal alltid skrives først i tittel.

Journalposttittel

• Formålet skal beskrives først i journalpost eks. Uttalelse - søknad om tillatelse til
• Journalpostinnholdet skal kort fortelle hva journalposten handler om, altså være dekkende for alle dokumentene i journalposten. Journalposttittel skal være meningsbærende og forklarende slik at journalposten lar seg identifisere og skille fra andre journalposter i saken.
• Journalpostinnholdet skal ses i sammenheng med sakstittel slik at saksbehandler får en god oversikt over sak og innhold i journalposter bare ved å se på saken og listen av journalposter.

Vedlegg

• Dokumenttittelen på vedlegget skal være meningsbærende og kort fortelle hva dokumentet handler om og være dekkende for det enkelte vedlegget. Husk at det inngående dokumentet settes som hoveddokument og ikke e-posten.  

E-poster og SMS

• Ved import av epost arver automatisk journalposten tittel fra emnefeltet i eposten. Ofte er ikke dette en tilstrekkelig god journalposttittel. Ved registrering av epost er det viktig å forsikre seg om at journalposttittelen er meningsbærende for journalpostens innhold. Korriger journalpost-tittelen. Ord som «SV:» og «VS:» og lignende i registreringer som gjøres fra Outlook skal fjernes i journalposttittel. Dokumenttitler uten meningsbærende tittel skal også rettes.

Internkontroll

• Det er bare personalavdelingen eller arkivtjenesten som kan opprette personalmapper. Lenke til rutine.
• Tilgangsstyring benyttes aktivt for å unngå brudd på taushetsplikten, for å ivareta personvernet, og for å gi den enkelte saksbehandler kun informasjon som vedkommende er tjenstlig behov for.