Servicetorget i Inderøy er felles postmottak for kommunens enheter unntatt barnevern, PPT, NAV, helsestasjonen og helse og omsorg.
Servicetorget har ansvar for all e-post som blir sendt til kommunens felles e-postadresse: postmottak@inderoy.kommune.no. Arkivverdig e-post flyttes av servicetorgets arkivpersonale fra postmottak@inderoy.kommune.no til arkiv@inderoy.kommune.no for import til saksmapper i Elements, jf. arkivforskriftens § 8.
Post mottatt på ytre enheter/tjenesteområder som skal inn i Elements, leveres eller sendes til servicetorget for skanning, import og registrering, eller tas inn av ansatte ute på den aktuelle enheten. Post til/fra helse og omsorg sendes daglig til/fra Servicetorget med internposten.
Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte (inkludert e-post, skjema, innskannede dokumenter osv.). Elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal vurderes etter de samme kravene til et saksdokument som vanlig post.
Arkivverdig post
For arkivverdig post menes dokumenter som har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring, jf. arkivlovens § 2 a og b.
Ikke arkivverdig post - arkivbegrensning
Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud og reklame. Slik post fordeles til saksbehandlerne i posthyller ved/i servicetorget.
Egenmeldinger, sykemeldinger, kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap sorteres i posthyller tilhørende Inn-Trøndelag Regnskap og Lønn.
Informasjonspost/fagrelatert post er ikke arkivverdig materiale. Fordeles i posthyller tilhørende den enkelte enhet/tjenestested.
Sortering
Innkommet post grovsorteres. Post adressert til kommunale enheter/tjenesteområder innenfor lukkede systemer (klientforhold, f.eks. bistand og omsorg, barnevern m.fl.) legges i posthyller/sendes med internposten uåpnet til de aktuelle enheter/tjenesteområder for åpning og registrering i fagsystem.
Resten åpnes og fordeles i 3 bunker:
- Fakturaer, lønnsbilag (+evt. annen internpost til økonomi m.m.)
- Arkivverdig post
- Ikke arkivverdig post
Inngående arkivverdig post påføres datostempel, jf. arkivforskriftens § 3-4, og legges i mapper for skanning og import til Elements.
Feiladressert post
Returneres uåpnet til posten
Personlig post
Personlig post fordeles uåpnet til saksbehandler. "Dersom brevet viser seg å være eit saksdokument for organet, skal det straks returneres til arkivtenesta og behandles som post til organet", jf. arkivforskriftens § 3-1, 2. ledd.
Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Inderøy kommune.
Rekommandert sending
Rekommandert sending hentes av ansatte ved mottakerenhet.
Rundskriv
Inngående fysiske rundskriv som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker skal legges til skanning for registrering i Elements.
Ved store rundskriv skannes kun 1. side og det legges link til nettstedet hvor hele rundskrivet finnes. Det fysiske dokumentet sendes deretter i sin helhet til saksbehandler/enheten.
Postjournal
Postjournal publiseres på kommunens innbyggerportal med 3 dagers forsinkelse. Postjournalen kvalitetssikres av arkivpersonale før utlegging.
Fordeling eller omfordeling av journalposter
Arkivtjenesten fordeler journalpost direkte til saksbehandler i Elements hvis denne er kjent. Hvis ikke fordeles dokumentet til ansvarlig leder som viderefordeler innen egen enhet. Ved påført feil administrativ enhet skal arkivet kontaktes for omfordeling.